Si tienes personas contratadas, tu empresa está obligada a llevar un registro diario de jornada. No es opcional, no depende del tamaño de la plantilla y no basta con tener los horarios en el contrato. Esta guía explica qué exige exactamente la ley, qué tiene que hacer tu sistema de fichaje, cómo implantarlo sin fricción con el equipo y qué te van a pedir si aparece la Inspección.
Qué obliga exactamente la ley a tu empresa
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el RD-ley 8/2019, establece cuatro obligaciones concretas:
- Registro diario. Todos los días laborables, para cada persona trabajadora.
- Hora concreta de inicio y de finalización. No vale anotar solo el total de horas del día ni dar por hecho el horario teórico del contrato.
- Conservación durante cuatro años. Los registros deben guardarse ese plazo completo.
- Accesibilidad. Tienen que estar a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
Lo desarrollamos con más detalle en obligaciones del registro de jornada.
A quién afecta y a quién no
La obligación alcanza a toda persona trabajadora por cuenta ajena, con independencia de su categoría, su antigüedad o el tipo de contrato. Sí entran, aunque mucha gente crea lo contrario:
- Personal a tiempo parcial, donde el registro es todavía más importante: sin él se presume la jornada completa. Ver registro de jornada a tiempo parcial.
- Personal en teletrabajo o en régimen híbrido.
- Comerciales y personal que trabaja fuera del centro.
- Personal en prácticas y contratos formativos.
Quedan fuera el personal de alta dirección con relación laboral especial, los socios trabajadores sin relación laboral y los autónomos que no tienen empleados. Los matices, en excepciones al registro horario.
Qué tiene que cumplir el sistema que elijas
La ley no impone una tecnología concreta, pero sí un resultado. Cualquier sistema válido tiene que garantizar:
| Requisito | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Fiabilidad | El registro refleja la hora real, no una estimación rellenada a final de mes. |
| Inalterabilidad | Nadie puede modificar un fichaje pasado sin que quede rastro de la corrección. |
| Identificación | Consta quién ficha. Si usas huella o cara, revisa antes los límites de la biometría. |
| Accesibilidad | La persona trabajadora puede consultar su propio registro cuando quiera. |
| Conservación | Cuatro años, sin depender de que nadie archive nada a mano. |
Si registras ubicación, ten presentes los límites del RGPD y de la geolocalización en el fichaje: el registro horario legitima saber cuándo se trabaja, no seguir a nadie durante su jornada.
Por qué el papel y el Excel ya no son una buena idea
Una hoja de firmas o un Excel compartido siguen siendo, hoy, sistemas técnicamente admisibles, pero son los que más sanciones acumulan por una razón sencilla: no se puede demostrar que no se hayan rellenado después. Además, el borrador del Real Decreto de registro horario digital apunta directamente a excluirlos por no garantizar la inalterabilidad. Lo analizamos en papel y Excel prohibidos y seguimos el estado de la norma en la nueva ley de control horario.
Cómo implantarlo en tu empresa, paso a paso
- 1. Ordena los horarios antes de digitalizar nada. Turnos, jornada partida, personal a tiempo parcial, guardias. Digitalizar un desorden solo lo hace más visible.
- 2. Elige el sistema y define quién ficha cómo. Terminal fijo para quien trabaja siempre en el mismo centro, app móvil para quien se mueve.
- 3. Informa a la plantilla y a la representación legal. El sistema tiene que ser conocido. Una circular breve explicando qué se registra, qué no y quién puede verlo evita casi todos los conflictos.
- 4. Arranca con un mes de rodaje. Corrige incidencias y olvidos con un protocolo escrito, no caso por caso.
- 5. Cierra y firma cada mes. Cada persona revisa su registro y la dirección lo aprueba.
- 6. Archiva. Cuatro años, exportable en cualquier momento.
Guía ampliada en cómo implantar el control horario.
Qué te pide la Inspección de Trabajo
En una actuación por registro de jornada lo habitual es que se solicite el registro de un periodo concreto, por persona trabajadora, con las horas exactas de entrada y salida de cada día, y que se contraste con las nóminas y con las horas extra pagadas. Si el registro no cuadra con lo cotizado, el problema deja de ser solo el fichaje. Tienes el detalle en el informe para la Inspección y en horas extra: registro y pago.
Qué pasa si no lo llevas
No llevar el registro es una infracción grave en materia laboral, y la propuesta normativa de 2026 apunta a multas de entre 1.000 € y 10.000 € aplicadas por cada persona trabajadora afectada, no una sola vez por empresa. Para una plantilla de treinta personas la diferencia entre una interpretación y otra es enorme. Desglose completo en multas y sanciones por no fichar.
Cuánto cuesta llevarlo bien
El plan Empresas cuesta 2,99 € por empleado y mes, sin permanencia y sin coste de instalación. Incluye panel de equipo, terminal con PIN, gestión de ausencias y permisos, informes por empleado y firma mensual del registro.
| Plantilla | Coste al mes | Coste al año |
|---|---|---|
| 10 empleados | 29,90 € | 358,80 € |
| 25 empleados | 74,75 € | 897,00 € |
| 50 empleados | 149,50 € | 1.794,00 € |
Puesto al lado de una sanción por incumplimiento, la comparación se explica sola. Todos los planes, en planes y precios.
Los errores más frecuentes
- Registrar solo el total de horas del día en lugar de la hora concreta de entrada y salida.
- Dejar fuera al personal a tiempo parcial o a quien teletrabaja.
- Rellenar el registro a final de mes copiando el horario teórico.
- No registrar las pausas cuando el convenio las excluye de la jornada. Ver pausas de café y comida.
- No tener un procedimiento para corregir olvidos e incidencias, y acabar editando registros sin dejar rastro.
- Guardar los registros en el ordenador de una sola persona, sin copia ni acceso para la plantilla.
Control horario según tu sector
Cada actividad tiene su casuística: turnos partidos, personal desplazado, picos de temporada o convenios propios. Lo recogemos en control horario por sector, con guías específicas como la de colegios y centros educativos. Y si tu plantilla está entre diez y cincuenta personas, la guía de control horario en pymes va directa a tu caso.
Un punto que conviene resolver antes de configurar nada: qué impone la ley y qué decide tu convenio en materia de pausas, cómputo anual y distribución irregular. Lo desglosamos en registro horario y convenio colectivo. Y para elegir herramienta, la comparativa de software.
Preguntas frecuentes
¿Están obligadas todas las empresas a llevar el registro horario?
Sí. La obligación no depende del número de empleados ni del sector: alcanza a cualquier empresa con personas contratadas por cuenta ajena, desde la primera.
¿Basta con registrar el total de horas trabajadas al día?
No. La ley exige la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, no solo el cómputo total.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años, y durante todo ese periodo deben estar accesibles para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Tiene que fichar quien teletrabaja?
Sí. El personal en teletrabajo o en régimen híbrido está sujeto a la misma obligación de registro diario que quien acude al centro de trabajo.
¿Puede la empresa modificar un fichaje?
Solo mediante un procedimiento de corrección que deje constancia del cambio, de quién lo hizo y del motivo. Modificar registros sin rastro compromete la fiabilidad de todo el sistema.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave. Con la propuesta normativa de 2026 las multas irían aproximadamente de 1.000 € a 10.000 €, con tendencia a aplicarse por cada persona trabajadora afectada.
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