Septiembre en una escuela infantil no se parece a ningún otro mes del curso. Las incorporaciones son progresivas, hay familias dentro del aula, los horarios de los primeros días duran una hora, y a los pocos días empiezan las primeras bajas. Es, además, el peor momento posible para cambiar de sistema de registro horario y el mejor para que el registro deje de reflejar la realidad.
Lo que pasa de verdad esas tres semanas
- El personal entra antes de la hora prevista para preparar el aula y recibir a las familias.
- Se hacen refuerzos puntuales que no estaban en el cuadrante de julio.
- Alguien se queda más tiempo porque una familia no llega a recoger.
- Aparecen contrataciones de dos o tres semanas que se van en cuanto el grupo está adaptado.
Nada de eso cabe en un cuadrante hecho en verano. Y como el registro suele rellenarse copiando el cuadrante, septiembre es el mes en que la distancia entre lo que dice el papel y lo que ocurrió es mayor.
El problema no es el horario, es quién lo apunta
En el periodo de adaptación no hay una persona libre para llevar el control de nada. Quien tendría que apuntar las horas está en el aula, con niños que lloran y familias a las que atender. Cualquier sistema que dependa de que alguien se acuerde va a fallar exactamente estas tres semanas.
Por eso lo que funciona es que fichar cueste dos segundos y no dependa de nadie: una pantalla encendida en la entrada y un PIN por persona. Quien llega, ficha. Quien se queda más, ficha al salir y esa media hora queda registrada sin que haya que discutirla en octubre.
Los refuerzos de septiembre son plantilla
Una persona contratada tres semanas para el periodo de adaptación tiene exactamente las mismas obligaciones de registro que el resto. Si no ficha, esas jornadas no existen: ni para pagarlas, ni para demostrar que el aula tuvo la gente que tenía que tener los días de más presión del curso.
La forma de que esto no dé trabajo es darlos de alta antes de que empiecen, junto con el resto de la plantilla, en una sola tanda. Nombre, apellidos y DNI, y ya pueden fichar. Si el año que viene vuelven, el sistema los reconoce por el DNI y no se duplican.
Cuadrar los horarios sin romper el ratio
Durante la adaptación los grupos entran por tandas y las presencias cambian cada día, pero el ratio que aplique a cada aula sigue siendo el que sea. La forma menos dolorosa de llevarlo es montar el cuadrante por franjas y comprobar la cobertura antes de publicarlo, no cuando ya está colgado en la puerta.
Y conviene recordar la diferencia: el cuadrante dice quién debía estar; el registro dice quién estuvo. En septiembre esa diferencia es máxima, y es justo la que hay que poder demostrar.
Si vas a cambiar de sistema, hazlo antes o después
Cambiar de sistema de registro en pleno periodo de adaptación es pedir que salga mal. Las dos ventanas razonables son la segunda quincena de agosto, con la plantilla ya contratada y sin niños en el centro, o a partir de mediados de octubre, cuando el grupo está hecho y los horarios se han estabilizado.
En cualquiera de los dos casos, el orden que menos molesta es: dar de alta a toda la plantilla de golpe, dejar la pantalla fichando en la entrada, y solo después preocuparse por informes y firmas.
Tienes el detalle del sector en control horario en escuelas infantiles y guarderías y el de las ausencias en ausencias, bajas y permisos.