Esta es la guía práctica: qué hacer hoy, paso a paso, para tener tu registro horario funcionando sin pagar nada. Antes de empezar conviene aclarar para quién sirve, porque «gratis» significa cosas distintas según quién pregunte.
Primero: ¿registras tus horas o las de otras personas?
| Si eres… | ¿Te vale gratis? | Por qué |
|---|---|---|
| Trabajador por cuenta ajena | Sí, completamente | Es tu control personal, la obligación legal es de tu empresa |
| Autónomo sin empleados | Sí | No estás obligado a registrar tu jornada, pero te sirve para facturar y medir |
| Autónomo o empresa con plantilla | No del todo | La obligación de conservar y acreditar 4 años es tuya, y eso no lo cubre una app individual |
Si estás en la tercera fila, lee igualmente los pasos, pero el destino final es otro: dónde está exactamente la frontera.
1. Elige una herramienta que no caduque
El criterio importante no es qué funciones tiene, sino que siga estando ahí dentro de un año. Descarta las pruebas de 15 días y las que te obligan a instalar software. Lo que necesitas: que registre la hora concreta de entrada y salida, que puedas exportar tu histórico cuando quieras y que no dependa de un dispositivo concreto. Comparativa de opciones en mejores apps de fichaje gratis.
Puedes empezar a fichar aquí ahora mismo, sin registrarte y sin instalar nada. Si prefieres tenerlo como app en el móvil, se puede añadir a la pantalla de inicio.
2. Ficha en el momento, no de memoria
Es el paso que decide si esto funciona o no. Un registro rellenado a final de mes con lo que uno recuerda no tiene ningún valor, ni legal ni práctico. Cuatro reglas que evitan el 90 % de los problemas:
- Ficha la entrada al empezar, no cuando te acuerdas a media mañana.
- Ficha también las pausas, si en tu caso no computan como jornada.
- En jornada partida son cuatro fichajes: entrada y salida de mañana, entrada y salida de tarde.
- Si un día se te olvida, corrígelo enseguida y anota el motivo. Un olvido documentado es normal; uno corregido seis meses después, no.
3. Revisa el acumulado, no solo el día
Una vez a la semana, mira el total. Es donde se ven las cosas que el parte diario esconde: que llevas tres semanas saliendo media hora tarde, o que el cómputo del mes no cuadra con lo que dice tu nómina. Si necesitas hacer una cuenta puntual, tienes la calculadora de horas trabajadas.
4. Guarda los registros cuatro años
Es el plazo legal de conservación, y también el plazo práctico: las reclamaciones por horas no pagadas rara vez llegan al mes siguiente. Aquí es donde lo gratuito enseña su límite, porque si el historial vive solo en el navegador de un ordenador o en un móvil, un cambio de dispositivo se lo lleva por delante. Exporta tu histórico cada cierto tiempo y guárdalo en un sitio que no dependa de un único aparato.
5. Ten preparado el informe
Si algún día necesitas demostrar tus horas (una reclamación de horas extra, una discusión sobre tu jornada, una denuncia ante la Inspección), lo que sirve es un documento con fechas y horas exactas, no capturas de pantalla sueltas. Exporta en PDF y guárdalo. Qué debe contener, en el informe de registro para la Inspección.
Dónde deja de servir lo gratuito
En un punto muy concreto: cuando dejas de registrar tus horas y empiezas a registrar las de otras personas. A partir de ahí necesitas que los datos estén centralizados y no en el móvil de cada empleado, un panel para revisar y aprobar, informes por persona y conservación garantizada bajo control de la empresa. Nada de eso lo da una app individual, por buena que sea.
Si ya has llegado ahí, el plan Empresas son 2,99 € por empleado y mes sin permanencia: ver precios. Y si quieres entender la obligación completa antes de decidir, registro horario para empresas.
Preguntas frecuentes
¿Se puede llevar el registro horario gratis?
Sí, si registras tu propia jornada. Como trabajador o como autónomo sin empleados, una herramienta gratuita cubre todo lo que necesitas. Si tienes personas contratadas, lo gratuito se queda corto porque la obligación de conservar y acreditar los registros es de la empresa.
¿Está obligado un trabajador a llevar su propio registro?
No. La obligación legal es de la empresa. Aun así, tener un registro propio es la forma más eficaz de documentar horas extra no pagadas o discrepancias sobre la jornada.
¿Hay que instalar algo para fichar gratis?
No. Hay sistemas que funcionan directamente desde el navegador, sin instalación ni registro, y que pueden añadirse al móvil como aplicación si se prefiere.
¿Cómo se ficha en jornada partida?
Con cuatro fichajes: entrada y salida del turno de mañana, y entrada y salida del turno de tarde. El tiempo libre intermedio no computa como jornada.
¿Qué pasa si me olvido de fichar un día?
Corrígelo cuanto antes anotando el motivo. Lo que resta credibilidad a un registro no son los olvidos puntuales documentados, sino las correcciones tardías sin explicación.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar mis registros?
El plazo legal de conservación es de cuatro años. Como es más de lo que dura un móvil o un ordenador, conviene exportar el histórico periódicamente.