Este es el listado completo de lo que la ley exige a una empresa en materia de registro de jornada. No solo fichar: hay seis obligaciones distintas, y las que suelen incumplirse no son las obvias.
Las seis obligaciones
| Obligación | Qué significa exactamente |
|---|---|
| 1. Registrar a diario | Todos los días laborables y para cada persona trabajadora por cuenta ajena, sin excepción por antigüedad, categoría o tipo de contrato |
| 2. Anotar la hora concreta | El inicio y la finalización de la jornada. No vale el total del día ni el horario teórico del contrato |
| 3. Conservar cuatro años | El plazo completo, y de forma que los registros puedan recuperarse sin reconstruirlos |
| 4. Mantenerlos accesibles | Para la plantilla, para sus representantes legales y para la Inspección de Trabajo, durante todo ese periodo |
| 5. Organizarlo con la representación | La organización y documentación del registro se acuerda con la representación legal de los trabajadores cuando exista |
| 6. Garantizar la fiabilidad | El registro debe ser veraz e inalterable: nadie puede modificar un fichaje pasado sin que quede rastro |
Las tres primeras las conoce todo el mundo. Las tres últimas son las que aparecen en las actas.
Las obligaciones adicionales que se olvidan
Además de lo anterior, hay dos supuestos con requisitos propios que se incumplen con mucha frecuencia:
- Tiempo parcial. Hay que totalizar la jornada mensualmente y entregar copia al trabajador junto al recibo de salarios. Y si no hay registro, el contrato se presume a jornada completa. Ver tiempo parcial.
- Horas extra. Hay que totalizarlas en el periodo fijado para el abono y entregar copia del resumen al trabajador. Ver horas extra: registro y pago.
A quién alcanza
A toda persona trabajadora por cuenta ajena, desde la primera contratación y sin umbral de plantilla. Incluye teletrabajo, tiempo parcial, contratos formativos, personal desplazado y mandos intermedios. Las figuras que quedan fuera son pocas y concretas: las repasamos en excepciones al registro horario.
Qué no exige la ley
Conviene saberlo porque evita gastar dinero de más:
- No exige una tecnología concreta. Ni huella, ni tarjeta, ni app. Exige un resultado fiable. Ver comparativa de sistemas.
- No exige registrar productividad. El registro mide tiempo de trabajo, no rendimiento. Vigilar la actividad es otra cosa y tiene otros límites: registro horario y RGPD.
- No exige geolocalizar. Saber cuándo se trabaja no requiere saber dónde. Ver límites de la geolocalización.
- No exige firma diaria. La firma no es un requisito literal, pero el cierre mensual firmado es lo que da valor probatorio al registro.
Qué pasa si se incumple
Es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Según la propuesta normativa de 2026 las multas irían aproximadamente de 1.000 € a 10.000 €, con tendencia a aplicarse por cada persona trabajadora afectada. Y a la sanción suele sumarse lo que aparece al cruzar el registro con las nóminas. Ver multas y sanciones y el informe para la Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Qué obligaciones tiene la empresa con el registro de jornada?
Registrar a diario la hora concreta de inicio y fin de cada persona, conservar los registros cuatro años, mantenerlos accesibles para plantilla, representantes e Inspección, organizar el sistema con la representación legal cuando exista y garantizar que sea fiable e inalterable.
¿Desde cuántos empleados hay obligación de registrar la jornada?
Desde el primero. No existe umbral de plantilla ni exención por sector o tamaño de la empresa.
¿Hay que entregar el registro al trabajador?
En contratos a tiempo parcial sí, mensualmente y junto al recibo de salarios. En el resto, el registro debe estar accesible para el trabajador, aunque no exista obligación de entrega periódica salvo para el resumen de horas extra.
¿Obliga la ley a usar un sistema concreto de fichaje?
No. La ley exige un registro fiable, no una tecnología determinada. Puede ser terminal, app o cualquier otro medio que garantice veracidad e inalterabilidad.
¿Hay que negociar el registro con los representantes de los trabajadores?
La organización y documentación del registro se acuerda con la representación legal cuando exista. No implica un derecho de veto sobre el sistema, pero sí obligación de consulta.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, accesibles durante todo ese periodo.