El registro horario es un tratamiento de datos personales, y eso significa que cumplir la obligación laboral no te exime de cumplir el RGPD. La mayoría de los problemas de este tipo no vienen de fichar, sino de todo lo que algunas empresas aprovechan para recoger de paso.
La base legal: no es el consentimiento
Es el punto que más se confunde. La empresa no necesita (ni debe) pedir consentimiento para el registro horario: la base legal es el cumplimiento de una obligación legal y la ejecución del contrato de trabajo. De hecho, en una relación laboral el consentimiento no se considera libremente prestado, porque hay desequilibrio entre las partes.
Consecuencia práctica: apoyar un sistema de fichaje en el consentimiento del trabajador es construir sobre arena. Si esa es tu base legal para algo, probablemente no puedas hacerlo.
El principio que lo gobierna todo: minimización
Solo pueden tratarse los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Para registrar una jornada hace falta saber quién, qué día y a qué hora entró y salió. Nada más. Todo lo que se recoja por encima de eso necesita su propia justificación, y normalmente no la tiene.
| Dato | ¿Necesario para el registro? |
|---|---|
| Identificación del trabajador | Sí |
| Fecha y hora de entrada y salida | Sí |
| Pausas, cuando el convenio las excluye | Sí |
| Ubicación en el momento del fichaje | Solo si el trabajo es itinerante y está justificado |
| Ubicación durante toda la jornada | No |
| Huella dactilar o rostro | Prácticamente nunca |
| Actividad en el ordenador, capturas, pulsaciones | No |
| Motivo médico de una ausencia | No: basta con que conste la ausencia justificada |
Biometría: categoría especial
La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos, categoría especial del artículo 9 del RGPD, con una prohibición general de tratamiento salvo excepciones tasadas. La Agencia Española de Protección de Datos ha endurecido su criterio: no basta con que el trabajador acepte, hay que acreditar necesidad y que no exista alternativa menos invasiva. Como para el registro horario esa alternativa siempre existe (PIN, tarjeta, app), justificarla es muy difícil. Detalle en biometría en el fichaje.
Geolocalización: puntual, informada y proporcionada
Registrar la ubicación en el instante del fichaje puede estar justificado cuando el trabajo es itinerante. El seguimiento continuo durante la jornada, no: excede con mucho lo necesario para saber cuándo se trabaja. Y en todo caso hay que informar previamente y de forma expresa. Ver límites de la geolocalización.
Qué tienes que tener hecho
- Informar a la plantilla de forma clara: qué datos se tratan, con qué finalidad, quién accede y durante cuánto tiempo se conservan.
- Registro de actividades de tratamiento con esta finalidad incluida.
- Control de accesos: quién puede ver los registros y de quién. No todo el mundo necesita ver los datos de todos.
- Contrato de encargado de tratamiento con el proveedor del sistema, si es externo.
- Plazo de conservación coherente: cuatro años por obligación legal, y supresión después.
- Evaluación de impacto si el tratamiento es de alto riesgo, como ocurre con biometría o seguimiento sistemático.
Los derechos de la plantilla
Toda persona trabajadora puede acceder a sus propios registros, solicitar la rectificación de un dato incorrecto y ser informada del tratamiento. Un sistema en el que cada persona consulta su historial cuando quiere no solo cumple el RGPD: elimina la mayoría de las discusiones sobre horas. Ver derechos del trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta el consentimiento del trabajador para el registro horario?
No. La base legal es el cumplimiento de una obligación legal y la ejecución del contrato. Además, en el ámbito laboral el consentimiento no se considera libremente prestado por el desequilibrio entre las partes.
¿Puede la empresa usar la huella dactilar para fichar?
Es muy difícil de justificar. Los datos biométricos son categoría especial con prohibición general de tratamiento, y al existir alternativas menos invasivas como el PIN, su uso para el registro horario resulta desproporcionado.
¿Se puede geolocalizar a los trabajadores al fichar?
Solo de forma puntual en el momento del fichaje, cuando el trabajo sea itinerante, esté justificado y se haya informado previamente. El seguimiento continuo durante la jornada no es proporcionado.
¿Qué información hay que dar a la plantilla?
Qué datos se tratan, con qué finalidad, cuál es la base legal, quién accede a ellos, durante cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos.
¿Puede un trabajador acceder a su propio registro horario?
Sí. Tiene derecho de acceso a sus datos y, además, la normativa laboral exige que el registro esté accesible para la plantilla.
¿Hay que hacer una evaluación de impacto?
Es necesaria cuando el tratamiento supone un alto riesgo, como ocurre con el uso de biometría o con un seguimiento sistemático. Un fichaje sencillo por PIN no suele requerirla.