Una pyme de entre diez y cincuenta personas está en la peor posición para el registro horario: tiene las mismas obligaciones legales que una empresa de mil empleados, pero no tiene un departamento de recursos humanos que se ocupe. Normalmente la responsabilidad acaba recayendo en el gerente, en la persona de administración o en la gestoría. Esta guía va justo a ese caso.
El tamaño no te exime de nada
Conviene empezar por aquí porque es el malentendido más extendido: no existe ninguna excepción por número de empleados. Desde la primera persona contratada, tu empresa tiene que llevar el registro diario de jornada con la hora concreta de entrada y de salida, conservarlo cuatro años y tenerlo disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección. Las obligaciones completas, en registro horario para empresas.
Por qué en una pyme se complica más que en una gran empresa
- Los horarios no son uniformes. Conviven jornada completa, tiempo parcial, turnos y algún acuerdo heredado que nadie ha puesto por escrito.
- Nadie tiene esto como tarea principal. El control horario compite con facturar, vender y cobrar, y siempre pierde.
- La cercanía juega en contra. En un equipo pequeño cuesta más imponer un procedimiento y es más fácil que se normalicen los olvidos.
- El coste percibido asusta. Muchas soluciones del mercado están pensadas y tarificadas para plantillas grandes.
Qué necesita de verdad el sistema de una pyme
| Necesidad | Por qué importa en una plantilla pequeña |
|---|---|
| Alta y baja de empleados en un minuto | Rotación, sustituciones y contrataciones de temporada sin llamar a soporte ni renegociar licencias. |
| Que funcione sin instalar nada | No tienes departamento de informática. Si hay que instalar software en cada equipo, no se implanta. |
| Terminal compartido | No todo el mundo quiere usar su móvil personal para fichar. Una tablet con PIN en la entrada resuelve el 90 % de los casos. |
| Ausencias en el mismo sitio | Vacaciones, bajas y permisos junto al fichaje, no en un Excel aparte. Ver ausencias y permisos. |
| Informe listo para la Inspección | Que salga con un clic y no haya que reconstruir nada. Ver el informe para la Inspección. |
| Precio por empleado | Que crecer de 12 a 18 personas no signifique saltar de plan y duplicar la factura. |
Implantarlo en una semana
No hace falta un proyecto de tres meses. Este es un calendario realista para una plantilla de entre diez y cincuenta personas:
| Día | Qué hacer |
|---|---|
| Lunes | Poner por escrito los horarios reales de cada persona: turnos, jornada partida, tiempo parcial. Es el paso que más se salta y el que más problemas evita. |
| Martes | Crear la cuenta de empresa y dar de alta a la plantilla. Decidir quién ficha con terminal y quién con móvil. |
| Miércoles | Colocar el terminal y hacer una prueba con dos o tres personas de confianza. |
| Jueves | Informar al equipo y a la representación legal si la hay: qué se registra, qué no y quién puede verlo. Una circular de media página basta. |
| Viernes | Arrancar. Contar con dos semanas de rodaje con olvidos: es normal. |
| Fin de mes | Revisar, corregir incidencias según un protocolo escrito y firmar el registro. |
¿Gratis o de pago?
Para una persona trabajadora que quiere controlar sus propias horas, una app gratuita es suficiente. Para una empresa con plantilla, no: necesitas panel de administración, registros centralizados que no dependan del móvil de cada uno, informes por empleado y conservación de cuatro años. El plan Empresas cuesta 2,99 € por empleado y mes, así que una plantilla de veinte personas son 59,80 € al mes. Comparativa completa en control horario gratis o de pago y en planes y precios.
Los errores que más veces acaban en sanción
- Apuntar solo el total de horas del día en lugar de la hora exacta de entrada y salida.
- Rellenar el registro a final de mes copiando el horario del contrato.
- Olvidar al personal a tiempo parcial, que es precisamente donde la ley presume jornada completa si no hay registro. Ver tiempo parcial.
- Dejar fuera a quien teletrabaja o trabaja fuera del centro. Ver teletrabajo.
- Guardar los registros en el ordenador de una sola persona, sin copia y sin acceso para la plantilla.
- Seguir con papel o Excel editable, que es lo que más papeletas reparte. Ver papel y Excel.
Lo que te puede costar, en multas y sanciones por no fichar.
Según tu sector
Un taller no ficha igual que una clínica ni que un colegio. Reunimos la casuística en control horario por sector, con guías específicas como la de colegios y centros educativos.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa de 10 empleados está obligada a llevar registro horario?
Sí. La obligación existe desde la primera persona contratada y no depende del tamaño de la plantilla ni del sector.
¿Sirve una hoja de firmas en la entrada?
Es técnicamente admisible hoy, pero es el sistema que más sanciones acumula porque no permite demostrar que no se rellenó a posteriori. El borrador normativo de 2026 apunta a excluir el papel y el Excel editable.
¿Cuánto cuesta un control horario para una pyme?
Con el plan Empresas, 2,99 € por empleado y mes. Para veinte personas son 59,80 € mensuales, sin permanencia ni coste de instalación.
¿Tienen que fichar los encargados y mandos intermedios?
Sí. Solo queda excluido el personal de alta dirección con relación laboral especial, que es una figura muy concreta y poco frecuente en una pyme.
¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar?
Debe corregirse mediante un procedimiento que deje constancia del cambio y del motivo. Tener ese protocolo escrito de antemano evita que las correcciones parezcan manipulaciones.
¿Cuánto se tarda en implantarlo?
Con la plantilla y los horarios claros, una semana es un plazo realista, contando dos semanas más de rodaje hasta que el hábito se asienta.
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