Un colegio no ficha como una oficina. Hay horas lectivas y no lectivas, guardias, recreos, claustros, jornada partida, extraescolares y un equipo de administración y servicios con turnos propios. Te explicamos qué obliga la ley, qué cuenta como jornada laboral en un centro educativo y cómo llevar el registro sin complicarle la vida al equipo directivo.
¿Están obligados los centros educativos a registrar la jornada?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tras la reforma del RD-ley 8/2019, obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora por cuenta ajena. No hay excepción por sector ni por tamaño del centro.
Eso alcanza a:
- Colegios concertados y privados, para todo su personal docente y no docente.
- Centros públicos, en lo que respecta a su personal laboral. El personal funcionario se rige además por su propia normativa de jornada; puedes ampliarlo en registro de jornada en el sector público.
- Escuelas infantiles, academias y centros de formación, incluidos los que trabajan con horarios muy fragmentados.
Además, el centro debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Guardarlos en un cajón no basta: tienen que poder consultarse.
Ojo con lo que viene. El Real Decreto de registro horario digital sigue pendiente de aprobación a fecha de julio de 2026, pero el borrador apunta a registros digitales, inalterables y accesibles en remoto para la Inspección, con el papel y las hojas de Excel editables fuera de juego. Si tu centro sigue con una hoja firmada en conserjería, es el momento de cambiar. Seguimiento al día en estado de la nueva ley.
Qué cuenta como jornada laboral en un colegio
Aquí está la parte que genera casi todas las dudas en los claustros. La regla general es que forma parte de la jornada todo el tiempo en que la persona trabajadora está a disposición del centro, sea lectivo o no. El detalle concreto depende del convenio aplicable y de la organización de cada centro, pero el reparto habitual es este:
Normalmente sí es jornada
- Horas lectivas frente al grupo
- Horas complementarias: guardias, tutorías, coordinación
- Vigilancia de recreos y de comedor
- Claustros, evaluaciones y reuniones de departamento
- Formación obligatoria o autorizada por el centro
- Actividades extraescolares y salidas cuando forman parte del encargo del centro
- Trabajo fuera del centro autorizado expresamente
Normalmente no es jornada
- El intervalo libre entre el turno de mañana y el de tarde en jornada partida
- Ausencias personales, aunque estén autorizadas
- Formación voluntaria por iniciativa propia
- Preparación de clases fuera del centro no imputada por el convenio
Dos matices que conviene dejar por escrito antes de implantar nada, porque evitan discusiones después:
- El cómputo suele ser anual. En educación la jornada se distribuye a lo largo del curso escolar y no todas las semanas son iguales: septiembre y junio no se parecen a febrero. El sistema de registro tiene que permitir ver el acumulado del curso, no solo el parte del día.
- La jornada partida obliga a fichar cuatro veces. Entrada y salida de mañana, entrada y salida de tarde. Si el sistema solo admite un fichaje de entrada y otro de salida, el registro será incorrecto.
El personal no docente también ficha
Es el olvido más frecuente en las inspecciones. Administración y secretaría, conserjería, personal de cocina y comedor, limpieza, mantenimiento, monitores de extraescolares y personal de apoyo educativo tienen jornadas, turnos y a menudo contratos a tiempo parcial distintos de los del profesorado.
En los contratos a tiempo parcial el registro es todavía más crítico: sin él, la ley presume la jornada a tiempo completo. Lo detallamos en registro de jornada a tiempo parcial.
Los cinco problemas reales de un centro educativo
| Situación | Cómo resolverla |
|---|---|
| El profesorado no quiere fichar con el móvil personal | Terminal con PIN en sala de profesores o conserjería: se ficha en tres segundos sin instalar nada en el móvil de nadie |
| Jornada partida y turnos de mañana y tarde | Varias entradas y salidas por día, con el cómputo diario y acumulado calculado solo |
| Extraescolares, salidas y actividades fuera del centro | App móvil para quien está fuera, terminal para quien está dentro |
| Sustituciones y personal que entra a mitad de curso | Alta del empleado en un minuto, sin recontratar licencias ni esperar a nadie |
| Bajas, permisos y días de asuntos propios | Registro de ausencias y permisos junto al fichaje, no en una hoja aparte |
Cómo se implanta en un centro, paso a paso
- 1. Da de alta el centro. Creas la empresa y añades a la plantilla desde el panel de empresa. Docentes y no docentes, cada uno con su horario.
- 2. Coloca el terminal. Una tablet o un ordenador en sala de profesores y otro en conserjería, con fichaje por PIN. Quien prefiera el móvil, ficha desde la app.
- 3. Informa al claustro y a los representantes. La ley exige que el sistema sea conocido y accesible. Una circular explicando qué se registra y qué no evita el 90 % de los conflictos.
- 4. Cierra el mes. Cada persona revisa y firma su registro, y la dirección aprueba. Ese es el documento que pide la Inspección.
- 5. Guarda el histórico. Cuatro años, exportable, sin depender de que nadie archive nada a mano.
Qué pasa si el centro no lleva el registro
No llevar el registro de jornada es una infracción grave en materia laboral. Con la propuesta normativa de 2026 las multas se moverían aproximadamente entre 1.000 € y 10.000 €, y la tendencia es aplicarlas por cada persona trabajadora afectada, no una sola vez por centro. En un colegio de cincuenta empleados esa diferencia es la que separa una multa asumible de una que no lo es. Tienes el desglose en multas y sanciones por no fichar.
Cuánto cuesta para un centro educativo
El plan Empresas cuesta 2,99 € por empleado y mes, sin permanencia e incluyendo panel de equipo, terminal con PIN, gestión de ausencias, informes por empleado y firma del registro. Para un centro de 50 personas son 149,50 € al mes, con todo incluido y sin coste de instalación.
Si tu centro supera los 25 empleados, escríbenos antes de contratar: trabajamos condiciones específicas para centros educativos y te ayudamos con el alta de toda la plantilla. Puedes ver el detalle completo en planes y precios.
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Preguntas frecuentes sobre el control horario en colegios
¿Los profesores tienen que fichar?
Sí. El personal docente contratado por cuenta ajena está sujeto al registro diario de jornada igual que cualquier otro trabajador. Debe registrarse tanto la actividad lectiva como la complementaria realizada en el centro.
¿Los recreos cuentan como jornada laboral?
Cuando el docente tiene asignada vigilancia de recreo o permanece a disposición del centro, ese tiempo forma parte de la jornada. El detalle concreto depende del convenio y de la organización interna del centro.
¿Cómo se registra la jornada partida en un colegio?
Con cuatro fichajes: entrada y salida del turno de mañana, y entrada y salida del turno de tarde. El tiempo libre intermedio no computa como jornada. El sistema debe permitir varias entradas y salidas el mismo día.
¿Tiene que fichar el personal de administración, comedor y limpieza?
Sí. La obligación alcanza a toda la plantilla contratada por cuenta ajena, docente y no docente. En los contratos a tiempo parcial el registro es especialmente importante, porque sin él se presume la jornada completa.
¿Sirve una hoja de firmas o un Excel?
Hoy sigue siendo válido cualquier sistema fiable, pero el borrador del Real Decreto de registro horario digital de 2026 apunta a excluir el papel y las hojas de cálculo editables por no garantizar la inalterabilidad del registro.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros del centro?
Cuatro años, y deben estar accesibles para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo durante todo ese periodo.
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