La obligación de registrar la jornada la impone el Estatuto de los Trabajadores y es idéntica para todos. Pero lo que hay que registrar exactamente, qué computa y cómo se distribuye la jornada lo decide en buena medida tu convenio colectivo. Esta es la diferencia que explica por qué dos empresas con el mismo software pueden estar una cumpliendo y otra no.
Qué decide la ley y qué decide el convenio
| Cuestión | Lo decide |
|---|---|
| Obligación de registrar a diario | La ley. No negociable |
| Registrar hora concreta de inicio y fin | La ley. No basta el total del día |
| Conservación durante 4 años | La ley |
| Accesibilidad para plantilla, representantes e Inspección | La ley |
| Si las pausas computan como tiempo de trabajo | El convenio |
| Jornada anual máxima del sector | El convenio, dentro del tope legal |
| Distribución irregular de la jornada | El convenio, con un mínimo legal supletorio |
| Recargo de las horas extra | El convenio. La ley solo fija un suelo |
| Preaviso de cambios de horario | El convenio |
| Cómputo anual o semanal | El convenio |
Traducido: el sistema de fichaje resuelve la columna «ley». La columna «convenio» hay que configurarla, y para eso primero hay que leerlo.
Las cuatro cláusulas que más afectan al registro
1. Si la pausa computa o no
El Estatuto reconoce un descanso de al menos quince minutos en jornadas continuadas de más de seis horas, pero solo se considera tiempo de trabajo efectivo si el convenio o el contrato lo establecen. Si tu convenio no lo dice, no computa, y entonces hay que fichar la salida y la entrada de la pausa. Lo desarrollamos en ¿se fichan las pausas?.
2. Cómputo anual en lugar de semanal
Muchos convenios fijan la jornada en horas al año, no a la semana. Eso cambia por completo cuándo aparecen horas extra: una semana larga no las genera si otra fue corta. El sistema tiene que mostrar el acumulado del periodo, no solo el parte del día. Ver jornada laboral máxima.
3. Distribución irregular de la jornada
Es la figura que permite concentrar más horas en unos periodos y menos en otros. El porcentaje que puede distribuirse así lo fija el convenio, y la ley prevé un mínimo supletorio cuando no dice nada. Tiene tres condiciones que suelen olvidarse: respetar los descansos mínimos, preavisar del día y la hora concretos, y compensar las diferencias dentro del plazo previsto. Si no se compensan a tiempo, dejan de ser distribución irregular y pasan a ser horas extra.
4. El recargo de las horas extra
La ley solo establece un suelo: la hora extra no puede pagarse por debajo del valor de la hora ordinaria. El porcentaje por encima de ese mínimo lo decide el convenio, y la diferencia entre uno y otro puede ser del doble. El cálculo, en cómo calcular las horas extra.
Cómo se traduce por sectores
Cada convenio es distinto y hay versiones provinciales, así que esto es orientativo: lo que hay que hacer siempre es leer el que te aplica. Pero estos son los puntos que más peso tienen en cada caso:
| Sector | Lo que más condiciona el registro |
|---|---|
| Hostelería | Turnos partidos, tratamiento de las pausas y horas del cierre del servicio |
| Comercio | Alto peso del tiempo parcial, horas complementarias y apertura en festivos |
| Enseñanza | Cómputo del curso escolar, horas lectivas y no lectivas, jornada partida |
| Limpieza | Jornadas cortas, desplazamiento entre centros y subrogación de plantilla |
| Residencias | Turnos rotativos, nocturnidad y cómputo anual |
| Oficinas y despachos | Distribución irregular por campañas y jornada intensiva de verano |
| Metal y talleres | Entradas escalonadas y trabajos que se alargan al cierre |
Qué hacer en la práctica
- 1. Identifica tu convenio aplicable y su ámbito, que puede ser estatal, autonómico o provincial.
- 2. Localiza el capítulo de jornada y anota: jornada anual, tratamiento de pausas, distribución irregular, recargo de horas extra y preaviso.
- 3. Configura el sistema con esos parámetros, no con los genéricos.
- 4. Escríbelo en el protocolo para que no dependa de la interpretación de cada persona. Ver protocolo de registro de jornada.
- 5. Revisa cuando se renueve el convenio, porque las tablas de jornada cambian.
Y ten presente una regla básica: el convenio puede mejorar lo que dice la ley, nunca empeorarlo. Si una cláusula reduce garantías por debajo del mínimo legal, no es aplicable.
Preguntas frecuentes
¿El convenio colectivo puede eximir del registro horario?
No. La obligación de registro diario la impone el Estatuto de los Trabajadores y ningún convenio puede eliminarla. El convenio concreta aspectos como las pausas o el cómputo, no la obligación en sí.
¿Cómo sé si las pausas computan como tiempo de trabajo en mi empresa?
Hay que mirar el convenio aplicable o el contrato. Si ninguno lo establece expresamente, el descanso no se considera tiempo de trabajo efectivo y debe ficharse su inicio y fin.
¿Qué es el cómputo anual de jornada?
Un sistema en el que la jornada se fija en horas al año en lugar de por semana. Permite semanas más largas y más cortas siempre que el total anual se respete, por lo que el registro debe mostrar el acumulado.
¿Qué es la distribución irregular de la jornada?
La posibilidad de concentrar más horas en unos periodos y menos en otros. Requiere respetar los descansos mínimos, preavisar al trabajador y compensar las diferencias dentro del plazo que fije el convenio.
¿Puede el convenio fijar un recargo distinto para las horas extra?
Sí. La ley solo establece que no pueden pagarse por debajo del valor de la hora ordinaria; el recargo por encima de ese mínimo lo determina el convenio o el contrato.
¿Qué pasa si el convenio contradice la ley?
El convenio puede mejorar las condiciones legales, nunca empeorarlas. Una cláusula que reduzca garantías por debajo del mínimo legal no resulta aplicable.
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