Elegir cómo ficha tu equipo parece una decisión técnica y en realidad es una decisión de fricción: el mejor sistema no es el más sofisticado, sino el que la plantilla usa todos los días sin protestar y que aguanta una inspección. Aquí comparamos los siete métodos que se usan hoy en España, con sus costes reales, sus puntos débiles y para quién encaja cada uno.
Comparativa rápida
| Sistema | Coste | Fricción para el equipo | Riesgo legal | Encaja en |
|---|---|---|---|---|
| App móvil | Bajo | Baja, si ya usan el móvil | Bajo | Equipos móviles, comerciales, teletrabajo |
| Terminal con PIN | Bajo | Muy baja | Bajo | Centros de trabajo fijos con varias personas |
| Tarjeta o llavero RFID | Medio (hardware + reposición) | Baja, salvo olvidos | Medio: se presta fácilmente | Naves, almacenes, turnos |
| Código QR | Muy bajo | Media | Medio: el código se puede fotografiar | Obras, servicios a domicilio |
| Huella o reconocimiento facial | Alto | Media | Alto | Casos muy justificados, con informe previo |
| Geolocalización | Bajo | Alta: se percibe como vigilancia | Alto si es continua | Solo movilidad, y puntual |
| Papel o Excel | Aparentemente cero | Alta a fin de mes | Muy alto | Ya no encaja en ningún caso |
Terminal con PIN: el que menos problemas da
Una tablet o un ordenador en la entrada, cada persona teclea su PIN y ficha en tres segundos. Es el sistema con mejor relación entre coste, aceptación y solidez legal, y resuelve la objeción más habitual del equipo: no obliga a nadie a instalar nada en su móvil personal ni a ceder datos biométricos. Para plantillas con un centro de trabajo fijo suele ser la respuesta correcta. Cómo funciona el nuestro, en terminal de fichaje.
App móvil: imprescindible si el equipo se mueve
Para comerciales, técnicos a domicilio, personal desplazado o quien teletrabaja, la app es la única opción práctica. Lo habitual es combinarla con el terminal: quien está en el centro ficha en la tablet, quien está fuera ficha en el móvil, y todo cae en el mismo registro.
Dos cautelas: no puedes obligar a nadie a usar su dispositivo personal sin más, y si la app registra ubicación entras en el terreno de la geolocalización, que tiene límites estrictos.
Tarjeta RFID: cómoda, pero se presta
Funciona bien en naves y almacenes, donde sacar el móvil es incómodo. El problema es conocido: una tarjeta la puede pasar un compañero. Si alguna vez hay una discusión sobre horas, un registro basado solo en tarjetas es más fácil de cuestionar. Súmale el coste del hardware y la reposición de tarjetas perdidas.
Código QR: barato y con truco
Un cartel con un QR en la entrada cuesta prácticamente nada y funciona en obras o servicios a domicilio. El truco es que un QR estático se fotografía y se ficha desde casa. Si lo usas, que sea con códigos que rotan y en combinación con otro control.
Biometría: por qué conviene evitarla
La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos, es decir, categoría especial de datos personales bajo el RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos ha endurecido mucho su criterio: el consentimiento del trabajador no sirve como base legitimadora, porque en una relación laboral no se considera libre, y hay que acreditar que no existe una alternativa menos invasiva. Como para el registro horario esa alternativa siempre existe (PIN, tarjeta, app), justificar la biometría es muy difícil.
Traducido: es el sistema más caro, el que más resistencia genera y el único que puede acarrearte una sanción de protección de datos además de la laboral. Lo desarrollamos en biometría y huella dactilar en el fichaje y en registro horario y RGPD.
Papel y Excel: el que más sanciones acumula
No es que estén prohibidos hoy, es que no puedes demostrar que no se rellenaron a final de mes. Un registro que no es verificable pierde su valor probatorio justo cuando lo necesitas. Además, el borrador del Real Decreto de registro horario digital apunta a excluirlos expresamente. Más en papel y Excel prohibidos.
Cómo elegir en tres preguntas
- ¿Tu equipo trabaja siempre en el mismo sitio? Si es que sí, terminal con PIN. Si no, app móvil, o las dos cosas.
- ¿Necesitas saber dónde ficha cada persona? Piénsalo dos veces. Casi nunca es necesario para cumplir la ley y siempre genera desconfianza.
- ¿Cuánto vas a poder mantener? Un sistema con hardware exige reposición y mantenimiento. Uno en la nube, no.
Sea cual sea el método, el sistema tiene que registrar la hora concreta de entrada y salida, ser inalterable sin dejar rastro, conservar cuatro años y estar accesible para la plantilla. Los requisitos completos, en registro horario para empresas. Y cuando lo tengas elegido, el proceso está en cómo implantar el control horario.
Esta página compara métodos de fichaje. Si lo que quieres es comparar productos del mercado con sus precios reales, lo tienes en mejor software de control horario, y las alternativas concretas en alternativa a Factorial y alternativa a Sesame.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de fichaje es el más recomendable?
Para plantillas con centro de trabajo fijo, el terminal con PIN: bajo coste, mínima fricción y sin problemas de protección de datos. Para equipos que se desplazan, la app móvil. Lo habitual es combinar ambos.
¿Puede la empresa obligar a fichar con huella dactilar?
Es muy difícil de justificar. La huella es un dato biométrico de categoría especial y el consentimiento del trabajador no sirve como base legal en una relación laboral. Como siempre existe una alternativa menos invasiva, la biometría suele ser desproporcionada para el registro horario.
¿Es válido fichar con el móvil personal del trabajador?
El sistema es válido, pero la empresa no puede imponer sin más el uso de un dispositivo personal. Lo razonable es ofrecer siempre una alternativa, como un terminal en el centro de trabajo.
¿Se puede fichar con un código QR?
Sí, pero un QR estático es fácil de fotografiar y usar a distancia. Si se emplea, conviene que el código rote y que se combine con otro control.
¿Sigue siendo legal fichar en papel?
Hoy sigue siendo técnicamente admisible, pero es el sistema que más sanciones acumula porque no permite demostrar que no se rellenó a posteriori. El borrador normativo de 2026 apunta a excluirlo.
¿Puede la empresa geolocalizar a los empleados al fichar?
Solo de forma puntual, en el momento del fichaje, cuando esté justificado por movilidad y se haya informado previamente. El seguimiento continuo durante la jornada es desproporcionado.
¿Ya sabes qué sistema quieres? Puedes probar el terminal y la app sin instalar nada: crea la cuenta de tu empresa.