Si has oído que «el fichaje se vuelve digital y obligatorio» y no tienes claro si te afecta ni qué tendrías que cambiar, esta página es el punto de partida. Aquí no entramos en qué sistema comprar ni en cómo implantarlo: eso viene después. Aquí resolvemos lo primero, que es entender qué está cambiando exactamente y si tu empresa está o no preparada.
Registro de jornada y fichaje digital no son lo mismo
Conviene separar los dos términos porque se usan como sinónimos y no lo son:
- Registro de jornada es la obligación legal: anotar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona trabajadora. Existe desde 2019 y no dice cómo hay que hacerlo.
- Fichaje digital es el cómo: un sistema electrónico que captura esas horas de forma automática, fiable y sin que nadie pueda retocarlas después sin dejar rastro.
Hasta ahora la ley exigía lo primero y te dejaba elegir lo segundo. El cambio que se está tramitando es que el segundo deje de ser opcional.
Por qué ahora
El RD-ley 8/2019 impuso el registro diario pero admitía cualquier método fiable, incluido el papel. Siete años después, el Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que apunta a un sistema digital, automático e interoperable, con registros en tiempo real y acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
A fecha de julio de 2026 el Real Decreto sigue sin aprobarse. El Consejo de Estado emitió en febrero un informe muy crítico que obligó a reescribir buena parte del texto, y se negocia un calendario de adaptación escalonado para pymes. Seguimos la evolución al día en el estado de la nueva ley y analizamos el contenido del borrador en la nueva ley de control horario 2026.
Qué cambia respecto a lo que ya haces
| Hoy (desde 2019) | Hacia dónde apunta el borrador | |
|---|---|---|
| Registro diario | Obligatorio | Obligatorio |
| Método | Cualquiera que sea fiable | Digital y automático |
| Papel y Excel editable | Admisibles, aunque frágiles | Fuera |
| Modificación de registros | Sin requisito explícito | Inalterable, con trazabilidad |
| Acceso de la Inspección | A requerimiento | En remoto |
| Conservación | 4 años | 4 años |
Si ya usas un sistema digital serio, el cambio te afecta poco. Si sigues con firmas en conserjería o una hoja de cálculo compartida, te afecta mucho.
Autodiagnóstico: ¿está preparado tu sistema actual?
Seis preguntas. Si respondes «no» a alguna, ahí está tu trabajo pendiente:
- ¿Registra la hora concreta de entrada y salida, y no solo el total de horas del día?
- ¿Puede alguien modificar un fichaje de hace dos meses sin que quede rastro de quién lo cambió y por qué?
- ¿Podrías entregar mañana el registro de una persona concreta de hace tres años, sin reconstruir nada?
- ¿Puede cada trabajador consultar su propio registro cuando quiera?
- ¿Están dentro todos: el personal a tiempo parcial, quien teletrabaja, los mandos intermedios?
- ¿El registro cuadra con lo que aparece en las nóminas y con las horas extra abonadas?
La última es la que más disgustos da en una inspección, porque cuando el registro y la nómina no coinciden el problema deja de ser el fichaje.
Si todavía fichas en papel o en Excel
No es que hoy sean ilegales: es que no puedes demostrar que no se rellenaron a final de mes, y un registro que no es verificable pierde su valor justo cuando lo necesitas. Además son los primeros que el borrador deja fuera. El detalle, en papel y Excel prohibidos, y si buscabas una plantilla para imprimir, lee antes plantilla de registro de jornada.
Qué hacer ahora, sin esperar al BOE
Adelantarse no tiene coste y esperar sí lo tiene, porque cuando la norma se publique el plazo de adaptación será corto y todo el mundo se moverá a la vez. El orden sensato:
- Entender la obligación completa, que va más allá de fichar: registro horario para empresas.
- Elegir el método según cómo trabaja tu equipo: comparativa de sistemas de fichaje.
- Implantarlo sin que el equipo lo rechace: cómo implantar el control horario.
- Y si tu plantilla está entre diez y cincuenta personas, la ruta corta: control horario en pymes.
Cuánto cuesta pasarse
Menos de lo que la gente supone. Nuestro plan Empresas son 2,99 € por empleado y mes sin permanencia ni instalación: 29,90 € al mes para diez personas. Comparado con una infracción grave que, según la propuesta normativa de 2026, tiende a calcularse por cada persona trabajadora afectada, la cuenta sale sola. Todos los planes, en precios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el fichaje digital?
Un sistema electrónico que registra las entradas y salidas de forma automática, fiable e inalterable, cumpliendo la obligación legal de registro de jornada. Se diferencia del registro en papel en que no puede modificarse a posteriori sin dejar rastro.
¿Es obligatorio el fichaje digital en España?
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 por el RD-ley 8/2019. Que ese registro tenga que ser además digital es lo que regula el Real Decreto en tramitación, que a julio de 2026 sigue sin aprobarse.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de fichaje digital?
Aún no hay fecha. El Real Decreto está pendiente de aprobación y se negocia un calendario de adaptación escalonado, especialmente para pymes. Una vez publicado en el BOE la entrada en vigor sería rápida.
¿Mi empresa ya cumple si tiene un Excel con las horas?
Probablemente no. Un Excel editable no permite acreditar que no se rellenó después, y el borrador normativo apunta a excluirlo expresamente por no garantizar la inalterabilidad.
¿Afecta a las empresas pequeñas?
Sí. La obligación de registro no tiene umbral por número de empleados: existe desde la primera persona contratada. Lo que se negocia para las pymes es el plazo de adaptación, no la exención.
¿Qué significa que la Inspección tenga acceso remoto?
Que podría consultar los registros sin necesidad de personarse ni de requerirlos previamente. Es uno de los puntos del borrador y una de las razones por las que el papel deja de encajar.
¿Quieres verlo funcionando antes de decidir? Puedes probar el fichaje ahora mismo sin registrarte, o crear la cuenta de tu empresa si ya tienes equipo.