No llevar el registro de jornada no se sanciona como un descuido administrativo: es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Y el cambio que se está tramitando en 2026 modifica lo que más importa, que no es tanto el importe como la unidad de cálculo: la multa tiende a aplicarse por cada persona trabajadora afectada y no una sola vez por empresa.
Qué multa hay por no llevar el registro horario
El incumplimiento se tipifica como infracción grave. Según la propuesta normativa de 2026, las sanciones se moverían aproximadamente entre 1.000 € y 10.000 €, graduadas en función de la intencionalidad, el número de personas afectadas y la reincidencia. Como el Real Decreto de registro horario digital sigue pendiente de aprobación, conviene seguir su evolución en el estado de la nueva ley antes de dar por definitiva ninguna cifra.
El cambio que de verdad importa: por trabajador, no por empresa
Aquí está el salto de escala. Una misma infracción, calculada de una forma o de otra, da resultados muy distintos:
| Plantilla | Si la multa fuese por empresa | Si se aplica por trabajador afectado |
|---|---|---|
| 10 empleados | desde 1.000 € | desde 10.000 € |
| 25 empleados | desde 1.000 € | desde 25.000 € |
| 50 empleados | desde 1.000 € | desde 50.000 € |
Las cifras de la columna derecha son ilustrativas y toman el tramo mínimo de la horquilla propuesta: el importe real lo gradúa la Inspección. Pero el orden de magnitud explica por qué el registro horario ha dejado de ser un tema menor para cualquier empresa con plantilla.
Qué se sanciona exactamente
No solo la ausencia total de registro. También:
- Registrar únicamente el total de horas del día en lugar de la hora concreta de entrada y salida.
- No conservar los registros durante los cuatro años exigidos.
- No tenerlos accesibles para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.
- Registros poco fiables, manipulables o rellenados a posteriori copiando el horario del contrato.
- Dejar fuera a parte de la plantilla: tiempo parcial, teletrabajo, personal desplazado o mandos intermedios.
- Usar sistemas que el borrador de 2026 apunta a excluir, como el papel y el Excel editable.
Qué mira la Inspección cuando llega
En una actuación por registro de jornada lo habitual es que se pida el registro de un periodo concreto, persona por persona, con las horas exactas de cada día, y que se contraste con las nóminas y con las horas extra abonadas y cotizadas. El detalle, en el informe para la Inspección y en cómo se reclama ante la Inspección.
Las consecuencias que no son la multa
En la práctica suelen doler más que la sanción en sí:
- Horas extra. Si el registro revela horas por encima de la jornada, hay que pagarlas y cotizarlas, con posibles recargos. Ver horas extra: registro y pago.
- Presunción de jornada completa. En los contratos a tiempo parcial, la falta de registro juega en contra de la empresa.
- Posición débil en un juicio. Sin registro fiable, la versión del trabajador sobre su jornada tiende a prevalecer.
- Efecto acumulativo. Una segunda actuación por el mismo motivo agrava la calificación.
Cómo evitarla
- Un sistema digital que registre la hora exacta de entrada y salida y no sea modificable sin dejar rastro.
- Toda la plantilla dentro, sin excepciones improvisadas.
- Un protocolo escrito para olvidos y correcciones, redactado antes de necesitarlo.
- Cierre mensual revisado por cada persona y firmado.
- Conservación automática de cuatro años, sin depender de que nadie archive nada.
Cómo montarlo, paso a paso, en registro horario para empresas. Si tu plantilla está entre diez y cincuenta personas, la guía concreta es control horario en pymes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto es la multa por no llevar el registro horario?
Es una infracción grave. Según la propuesta normativa de 2026, las sanciones irían aproximadamente de 1.000 € a 10.000 €, graduadas según la gravedad, el número de personas afectadas y la reincidencia.
¿La multa se aplica por empresa o por trabajador?
La tendencia normativa apunta a aplicarla por cada persona trabajadora afectada, lo que multiplica el importe total en plantillas medianas y grandes.
¿Puede multarme la Inspección si llevo el registro en Excel?
El Excel es hoy técnicamente admisible, pero si no puede demostrarse que no se ha modificado a posteriori, la Inspección puede considerar que el registro no es fiable. El borrador de 2026 apunta a excluirlo expresamente.
¿Multan al trabajador por no fichar?
No. La obligación de establecer y conservar el registro es de la empresa. Otra cosa son las consecuencias disciplinarias internas que el propio convenio o el protocolo de la empresa puedan prever.
¿Qué pasa si el registro revela horas extra no pagadas?
Hay que abonarlas y cotizarlas, con posibles recargos, además de la sanción que corresponda por el incumplimiento del registro.
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años, accesibles en todo momento para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La forma más barata de no tener este problema es llevar el registro bien desde el principio: crea la cuenta de tu empresa y da de alta a tu equipo.