Buscar «app de fichaje gratis» devuelve decenas de resultados, y casi todos usan la palabra gratis para decir cosas distintas. Antes de elegir conviene saber qué tipo de gratuito tienes delante, porque de eso depende que te sirva de verdad o que te quedes a medias en tres meses.
Los cuatro tipos de «gratis» que vas a encontrar
| Tipo | Qué significa | Dónde te deja tirado |
|---|---|---|
| Gratis de verdad, para una persona | Fichaje individual sin límite de tiempo | No sirve en cuanto tienes plantilla |
| Prueba gratuita | 15 o 30 días completos | Al acabar, o pagas o pierdes el histórico |
| Plan gratis con tope de empleados | Hasta 3 o 5 personas | Contratas a la sexta y saltas de plan |
| Gratis con funciones capadas | Fichas, pero no exportas ni conservas | Justo cuando llega la Inspección |
El tercero y el cuarto son los que más disgustos dan, porque el problema aparece cuando ya tienes al equipo acostumbrado y migrar cuesta.
Qué mirar antes de elegir
- Que no haya que instalar nada. Si depende de instalar software en cada equipo, en una empresa pequeña no se implanta.
- Que registre la hora concreta de entrada y salida, no solo el total del día. Es lo que exige la ley.
- Que puedas exportar el histórico completo cuando quieras, sin pagar por ello.
- Que ofrezca alternativa al móvil personal. Un terminal con PIN resuelve la objeción más común del equipo.
- Que no te obligue a la biometría. La huella es un dato de categoría especial y muy difícil de justificar. Ver biometría en el fichaje.
- Que la geolocalización sea opcional y puntual, nunca continua. Ver límites de la geolocalización.
- Que los registros no vivan solo en el dispositivo. Si están en el móvil del empleado, la empresa no puede acreditar nada cuando esa persona se va.
¿Lo gratuito cumple la ley?
Depende de quién lo use. Para una persona que registra su propia jornada, una app gratuita cumple perfectamente. Para una empresa con personas contratadas, casi nunca: la obligación legal es de la empresa, que debe conservar los registros cuatro años y poder mostrarlos a la plantilla, a sus representantes y a la Inspección. Si los datos están repartidos por los móviles del equipo, eso no se cumple.
La frontera exacta y los números, en control horario gratis o de pago.
Para quién es ideal lo gratuito
- Autónomos sin empleados que quieren medir sus horas reales.
- Trabajadores por cuenta ajena que quieren su propio registro paralelo, por ejemplo para documentar horas extra no pagadas.
- Cualquiera que quiera probar la dinámica del fichaje antes de montarla en su empresa.
Si es tu caso, puedes empezar ahora mismo en fichar online: sin registro, sin instalar nada y sin límite de tiempo. También puedes instalarlo en el móvil como aplicación.
Y si ya tienes equipo
Entonces la pregunta deja de ser cuál es la mejor app gratis y pasa a ser cuál es el sistema más barato que cumple. Nuestro plan Empresas son 2,99 € por empleado y mes, sin permanencia, con panel de equipo, terminal con PIN, ausencias, informes y firma mensual. Para cinco personas son menos de quince euros al mes. Detalle en planes y precios.
Y antes de decidir el método concreto, merece la pena leer la comparativa de sistemas de fichaje.
¿Y si ya has descartado lo gratuito? La comparativa de las opciones de pago, con precios calculados para 10, 25 y 50 empleados, está en mejor software de control horario.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor app de fichaje gratis?
Depende de para qué. Para uso individual, la mejor es la que registra la hora concreta de entrada y salida, no caduca y no te obliga a instalar nada. Para una empresa con plantilla, ninguna app gratuita individual cumple, porque la obligación de conservar los registros es de la empresa.
¿Una app de fichaje gratis cumple la ley?
Para una persona que registra su propia jornada, sí. Para una empresa con personas contratadas, normalmente no: falta el panel del responsable, los informes por empleado y la conservación garantizada durante cuatro años.
¿Hay que instalar algo para fichar?
No necesariamente. Hay sistemas que funcionan desde el navegador, sin instalación, y que además pueden añadirse al móvil como aplicación si se prefiere.
¿Puedo usar una app gratuita para mis tres empleados?
Puedes, pero asume el riesgo: si los registros viven en el móvil de cada uno y alguien se va o cambia de teléfono, pierdes un histórico que la ley te obliga a conservar cuatro años.
¿Qué pasa cuando termina la prueba gratuita de una app de pago?
Depende del proveedor. Antes de empezar conviene comprobar si el histórico se puede exportar al terminar la prueba o si se pierde.
¿Es obligatorio fichar con huella o reconocimiento facial?
No, y de hecho es la opción más difícil de justificar legalmente. Al ser datos biométricos de categoría especial, hay que acreditar que no existe alternativa menos invasiva, y para el registro horario siempre la hay.