Llevar el control de horas trabajadas no es solo apuntar entradas y salidas: es saber en todo momento cuántas horas ha hecho cada persona, cuántas le quedan y si se están generando horas extra. En esta guía vemos qué exige la ley, qué métodos existen y cómo montar un control fiable sin gastar un euro.
¿Es obligatorio controlar las horas trabajadas?
Sí. Desde 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y fin de cada persona trabajadora (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la Inspección. Lo explicamos con detalle en ¿Es obligatorio fichar en el trabajo?. Además, el nuevo real decreto en tramitación —prevista retomarse en septiembre de 2026— exigirá que ese registro sea digital e inalterable; seguimos su estado en nuestra página de última hora.
Registro de jornada y control de horas: no son exactamente lo mismo
El registro de jornada es la foto legal: hora de entrada y de salida de cada día. El control de horas trabajadas es lo que haces con esa foto: sumar horas por día, semana y mes, compararlas con el contrato, detectar excesos y compensar o pagar las horas extra. Un buen sistema hace las dos cosas a la vez: cada fichaje alimenta el cómputo automáticamente.
Métodos para controlar las horas
| Método | Cálculo de horas | Riesgos | Coste |
|---|---|---|---|
| Hojas de papel | Manual, con calculadora | Errores de suma, hojas perdidas, sin sello horario | 0 € + mucho tiempo |
| Excel | Fórmulas (si están bien) | Celdas editables a posteriori: frágil ante una inspección | 0 € + tiempo |
| App de registro horario | Automático desde cada fichaje | Elegir mal la herramienta (permanencias, mínimos de licencias) | Desde 0 € |
Si estás valorando herramientas, tenemos una guía de software de control horario y un hub de comparativas con los precios reales del mercado.
Cómo se calculan las horas trabajadas
- Horas ordinarias: las pactadas en contrato (máximo legal: 40 semanales de media en cómputo anual).
- Pausas: el descanso de 15 minutos en jornadas de más de 6 horas solo computa como trabajo si el convenio lo dice. El sistema debe permitir registrarlas.
- Horas extra: todo lo que supere la jornada ordinaria. Máximo 80 al año, y deben abonarse o compensarse con descanso. El registro es la prueba de que existen: sin control de horas, las extras «desaparecen».
- Cómputo mensual: el informe que pedirá la Inspección es el total por persona y mes, con el detalle diario.
Errores comunes al llevar el control
Los que más vemos: registrar solo «8 horas» sin hora de entrada y salida (no vale: la norma exige horario concreto), cuadrar los registros a final de mes de memoria, no registrar las pausas cuando el convenio las excluye, y guardar los registros menos de cuatro años. Todos se evitan con un sistema que selle la hora en el momento y no permita reescribir el pasado.
Montarlo gratis en cinco minutos
Con nuestro plan Gratis cada persona ficha desde el móvil, la web o un terminal compartido con PIN, y las horas se suman solas: total diario, mensual, horas extra e informe listo para la Inspección, con conservación de 4 años. Si el equipo crece, los planes de pago parten de 2,99 € por empleado al mes, sin permanencia. Y si tu caso es de negocio pequeño, aquí tienes la guía de control horario para empresas pequeñas.