La geolocalización en el fichaje es la frontera que más empresas cruzan sin darse cuenta. La diferencia entre lo permitido y lo sancionable no está en la tecnología, está en cuándo se recoge la ubicación y para qué. Un punto en el momento de fichar puede ser legítimo; un rastro continuo durante la jornada, casi nunca lo es.
La línea, en una frase
El registro horario legitima saber cuándo trabaja alguien, no dónde está durante toda su jornada. Todo lo que se recoja por encima de lo necesario para acreditar la jornada necesita su propia justificación, y normalmente no la tiene.
| Práctica | ¿Encaja? |
|---|---|
| Registrar la ubicación en el instante del fichaje, en trabajo itinerante | Puede estar justificada, si se informa previamente |
| Registrar la ubicación en el fichaje de un puesto fijo | Innecesaria: ya se sabe dónde trabaja |
| Seguimiento continuo durante la jornada | No. Excede con mucho el fin del registro |
| Rastreo fuera de la jornada | No, en ningún caso |
| Geolocalizar el vehículo de empresa | Otro tratamiento distinto, con sus propias reglas. No se ampara en el registro horario |
| Usar la ubicación para evaluar rendimiento | No. Es una finalidad distinta de aquella para la que se recogió |
Los cuatro requisitos que hay que cumplir
- Finalidad legítima y concreta. Acreditar el lugar de prestación cuando el trabajo es itinerante. No «tener controlado al equipo».
- Necesidad. Si el mismo fin se consigue sin ubicación, no puedes recogerla. Para un puesto fijo, no la necesitas.
- Proporcionalidad. Puntual y en el momento del fichaje, nunca continua.
- Información previa, expresa y clara. Qué se recoge, cuándo, quién accede y cuánto se conserva. Sin información previa, el tratamiento es ilícito aunque todo lo demás esté bien.
Y una regla que se olvida: la ubicación recogida para el registro horario no puede reutilizarse para otra cosa, como valorar el rendimiento o justificar una sanción. Eso sería un cambio de finalidad. Marco general en registro horario y RGPD.
Cuándo sí tiene sentido
Hay actividades donde acreditar el lugar del fichaje es razonable: empresas de limpieza con personal en muchos centros, instaladores y técnicos que empiezan la jornada en casa del cliente, transporte, obra. En todos ellos la clave sigue siendo la misma: un punto al fichar, no un rastro.
Cuándo no tiene ningún sentido
En una oficina, una tienda, un taller o una clínica, donde la persona trabaja siempre en el mismo sitio, recoger su ubicación no aporta nada al registro y sí añade riesgo. Un terminal con PIN en el centro resuelve el fichaje sin tratar un solo dato de localización.
Y en teletrabajo
Aquí conviene ser tajante: geolocalizar a quien teletrabaja significa registrar la ubicación de su domicilio, lo que supone una injerencia en su vida privada difícilmente justificable para el único fin de saber a qué hora empieza. Basta con el fichaje. Ver registro de jornada en teletrabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa geolocalizar a los empleados para el control horario?
Solo de forma puntual, en el momento del fichaje, cuando el trabajo sea itinerante, esté justificado y se haya informado previamente. El seguimiento continuo durante la jornada no es proporcionado.
¿Es legal el seguimiento por GPS durante toda la jornada?
Para cumplir el registro horario, no. Excede con mucho lo necesario para acreditar cuándo se trabaja y resulta desproporcionado.
¿Hay que informar al trabajador de que se registra su ubicación?
Sí, de forma previa, expresa y clara: qué se recoge, en qué momento, quién accede y cuánto tiempo se conserva. Sin esa información el tratamiento es ilícito.
¿Puede la empresa usar la ubicación del fichaje para sancionar?
No sin más. Los datos recogidos para el registro horario no pueden reutilizarse para una finalidad distinta, como evaluar el rendimiento o fundamentar una sanción.
¿Y si el trabajador se niega a activar la ubicación?
Si el puesto no es itinerante, la negativa está fundada y la empresa debería ofrecer un sistema de fichaje que no requiera ubicación, como un terminal con PIN.
¿Se puede geolocalizar a quien teletrabaja?
Es muy difícil de justificar, porque supone registrar la ubicación del domicilio del trabajador. Para saber a qué hora empieza y termina basta con el fichaje.