No, todavía no: a día de hoy fichar en papel sigue siendo legal, y el Excel solo falla si cualquiera puede cambiarlo después. El borrador del Real Decreto obligaría a usar sistemas digitales que garanticen la inalterabilidad de los registros, pero sigue sin publicarse en el BOE. Aquí te explicamos por qué y qué alternativa gratuita tienes. Verificado el 14 de septiembre de 2026 contra el BOE y la guía del Ministerio de Trabajo; el decreto sigue en tramitación.
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¿Dónde falla el Excel y dónde no falla el papel?
El problema del Excel no es el formato, es que sea modificable a posteriori. La guía del Ministerio de Trabajo de 2019 exige que el registro sea fiable, inmodificable y trazable: una hoja compartida que cualquiera puede reescribir no lo cumple, pero una hoja bloqueada y firmada sí puede cumplirlo. El papel, en cambio, la guía lo admite expresamente. El borrador del real decreto sí exige que cada cambio deje un rastro inmutable (quién lo hizo, cuándo y por qué), algo que una hoja de cálculo compartida no puede garantizar. Pero ese borrador todavía no está en vigor.
¿Qué dice exactamente la norma?
El borrador del real decreto quiere que el registro sea digital, inalterable, con sellado temporal y accesible de forma telemática para la Inspección de Trabajo. Pero eso es el borrador: no está publicado en el BOE y no está en vigor. Lo que rige hoy es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que solo pide registro diario con la hora concreta de inicio y fin, conservado cuatro años y a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección.
¿Qué pasa si sigo usando Excel?
Te expones a las sanciones por no llevar un registro válido: de 751 a 7.500 € por infracción, no por trabajador. El real decreto en tramitación no cambia esa cifra: un reglamento no puede modificar una ley.
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Preguntas frecuentes
¿Es legal fichar en Excel en 2026?
Hoy sí, siempre que nadie pueda modificarlo después. Lo que incumple la ley no es el Excel en sí, sino la hoja compartida que cualquiera puede reescribir sin dejar rastro.
¿Y el registro en papel?
El papel sigue siendo válido en 2026. La guía del Ministerio dice que vale cualquier soporte, papel o telemático. Eso solo cambiará si se publica el real decreto que sigue en tramitación.
¿Qué puedo usar en su lugar?
Una app o software de fichaje digital. Hay opciones gratuitas que cumplen la ley sin instalar nada.