Dos plantillas para llevar el registro diario de jornada que pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: una en PDF para imprimir y rellenar a mano, y otra en Excel que suma las horas sola. Gratis, sin registrarse y sin dejar el correo.
Hoja mensual para imprimir
Una hoja por persona y mes, con los 31 días, entrada, salida, pausas, incidencias y las dos firmas. Incluye una segunda página con lo que exige la ley.
Hoja de cálculo con fórmulas
Escribes entrada y salida y calcula las horas del día y el total del mes. Entiende los turnos de noche que cruzan las doce. Abre en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
Las dos son orientativas: no sustituyen a lo que diga vuestro convenio ni al criterio de un asesor laboral.
Qué tiene que constar para que el registro sirva
El artículo 34.9 no pide una hoja bonita, pide cuatro cosas. Si falta una, la hoja no os protege:
| Qué | Cómo se cumple en la plantilla |
|---|---|
| Jornada realmente efectuada, no la del contrato | Se anota la hora concreta a la que se entra y a la que se sale ese día, con sus retrasos y sus horas de más. El cuadrante no vale: eso es lo previsto. |
| Todos los días y todas las personas | Una hoja por persona y mes. También quien trabaja a tiempo parcial, quien teletrabaja y la dirección si es personal por cuenta ajena. |
| Conservación cuatro años | Guardadas y localizables, no en una carpeta que se moja o que se lleva alguien al irse. |
| A disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección | Cada persona tiene que poder ver lo suyo cuando lo pida, sin tener que rebuscar en un armario. |
Las pausas
Solo se descuentan si vuestro convenio no las considera tiempo de trabajo efectivo. Si el bocadillo de veinte minutos cuenta como trabajado, no se resta. En la plantilla de Excel la pausa se escribe en horas decimales: 0,5 es media hora, 0,25 son quince minutos.
Las firmas
La norma no obliga a firmar cada día. Pero una hoja sin firmar es una hoja que cualquiera puede rellenar después, y eso en una inspección o en un juicio se nota. Lo defendible es cerrar el mes, revisarlo entre las dos partes y firmarlo las dos.
Cómo se usa la plantilla de Excel
- Rellena solo las casillas amarillas. Lo demás está calculado o es texto fijo.
- Las horas se escriben con dos puntos, 08:30. Si escribes 8,30 la hoja lo toma como un número, no como una hora.
- La columna de horas se calcula sola: salida menos entrada, menos la pausa.
- Los turnos de noche están contemplados. Si alguien entra a las 22:00 y sale a las 06:00, la hoja suma ocho horas, no resta dieciséis.
- Abajo del todo tienes el total del mes y las dos líneas de firma. Imprime, firma y guarda.
La segunda pestaña del fichero lleva las instrucciones, por si la plantilla acaba en manos de otra persona.
Hasta cuántas personas aguanta una plantilla
Conviene decirlo claro, porque nadie lo dice en las páginas que regalan plantillas: esto funciona bien hasta unas cinco o seis personas. A partir de ahí empiezan los problemas de verdad, y no son problemas de diseño de la hoja.
- El mes se cierra tarde. Alguien tiene que recoger veinte hojas, comprobarlas y sumarlas. Siempre faltan tres.
- Las firmas no llegan. Perseguir veinte firmas cada mes es un trabajo en sí mismo, y quien está de vacaciones o de baja no firma hasta que vuelve.
- Circulan versiones. Con Excel acaba habiendo tres ficheros con el mismo nombre y nadie sabe cuál es el bueno.
- Y lo más importante: la hora la escribe quien rellena la casilla. Una hoja de papel o un Excel se pueden completar el día 3 del mes siguiente, de memoria, y no hay forma de demostrar lo contrario. Un registro que se pudo escribir después vale mucho menos que uno con la hora puesta por el sistema.
Eso no significa que la plantilla no sirva. Si sois cuatro en una oficina, es más que suficiente y no hace falta nada más. Solo conviene saber dónde está el límite antes de llegar a él con veinte personas y una inspección encima.
Lo mismo, pero con la hora puesta por el sistema
Registro Horario Digital hace exactamente lo que hace esta hoja: registrar la entrada y la salida de cada persona, cada día. La diferencia es que la hora la pone el servidor cuando se ficha, no quien rellena la casilla. Se ficha desde el móvil o desde una pantalla en la entrada con un PIN, la empresa cierra el mes y cada persona firma el suyo desde un enlace, sin contraseñas ni instalar nada. Hay un plan gratuito.
¿Prefieres que te mandemos las dos plantillas por correo para tenerlas a mano?
Preguntas frecuentes
¿Vale una plantilla en papel o en Excel para cumplir la ley?
Sí. La norma no obliga a usar ningún sistema concreto: pide que quede registrada cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, que se conserve cuatro años y que esté a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Papel y Excel cumplen eso. Otra cosa es lo fácil que resulte demostrar después que se rellenó cuando dice que se rellenó.
¿Hay que registrar solo las horas extra?
No. Hay que registrar la jornada entera de todos los días, se hagan horas de más o no. El registro es lo que permite saber si ha habido horas extra, así que no puede depender de que las haya.
¿Y quien teletrabaja?
Igual que el resto. La obligación no distingue por el sitio desde el que se trabaja. Con papel esto es incómodo, porque la hoja está en la oficina y la persona no.
¿Vale con que fichen a la entrada y a la salida del edificio?
Un torno de acceso registra entradas y salidas del recinto, que no siempre es lo mismo que la jornada. Si vuestro control de accesos guarda la hora y podéis sacar el listado por persona y día, sirve. Si solo abre la puerta, no.
¿Puedo cambiar la plantilla?
Sí, las dos son vuestras. Podéis añadir columnas, poner el logotipo o quitar lo que no uséis. Lo único que no conviene quitar es la hora de inicio, la de fin y la fecha.
¿Cuántas plantillas necesito?
Una por persona y mes. Con diez personas son ciento veinte hojas al año, y hay que poder encontrar cualquiera de ellas durante cuatro años.
Seguir leyendo
- Las obligaciones del registro de jornada, explicadas sin jerga.
- Generador de cuadrantes de turnos, si además organizáis turnos. Ojo: el cuadrante es la previsión, el registro es lo trabajado. Son dos cosas distintas y hacen falta las dos.
- Cómo funciona Registro Horario Digital y qué incluye el plan gratuito.