La Inspección de Trabajo no te pide «el control horario». Te pide algo mucho más concreto: el registro de jornada de unas personas determinadas, en unas fechas determinadas, con las horas exactas de cada día. Si tienes que reconstruirlo, ya has perdido. Esto es lo que te van a pedir, cómo se prepara y qué hacer si te llega el requerimiento.
Qué contiene un informe válido
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Identificación de la empresa | Razón social y CIF |
| Identificación del trabajador | Nombre y DNI, uno por informe |
| Periodo | El que se solicite, día a día, sin huecos |
| Hora de entrada y de salida | La real de cada jornada, no el horario del contrato |
| Pausas | Cuando el convenio las excluya del cómputo |
| Total diario y acumulado | Calculado por el sistema |
| Incidencias y correcciones | Con su fecha, su autor y su motivo |
| Firma | Del trabajador y de la empresa, por cada mes cerrado |
Ese último punto sorprende a mucha gente: las correcciones no hay que ocultarlas, hay que documentarlas. Un registro con incidencias justificadas es más creíble que uno impecable donde nadie se olvidó de fichar nunca.
Lo que realmente miran
Más allá de comprobar que el registro existe, la actuación suele centrarse en tres cruces:
- Registro contra nómina. Si el registro muestra horas por encima de la jornada pactada y la nómina no las recoge, el asunto deja de ser el fichaje y pasa a ser horas extra no abonadas ni cotizadas.
- Registro contra contrato. Especialmente en tiempo parcial, donde la falta de registro hace presumir jornada completa.
- Cobertura de la plantilla. Que no falte nadie: mandos intermedios, personal que teletrabaja, gente desplazada, contratos formativos.
Cómo generarlo, paso a paso
- 1. Entra al panel de empresa y selecciona a la persona o personas requeridas.
- 2. Fija el periodo exacto del requerimiento. Ni más ni menos: entregar de más abre frentes que nadie te ha pedido.
- 3. Revisa que no haya días sin registro sin explicación. Una ausencia justificada (vacaciones, baja, permiso) debe figurar como tal, no como hueco. Ver ausencias y permisos.
- 4. Exporta en PDF, que es el formato que se acepta sin discusión, y conserva copia de lo entregado.
- 5. Si el mes ya estaba firmado, adjunta la firma. Es lo que convierte el documento en prueba y no en una afirmación de la empresa.
Si te llega un requerimiento y no tienes registro
Lo primero: no lo inventes. Fabricar un registro a posteriori convierte una infracción grave en algo bastante peor, y suele detectarse porque los datos son demasiado regulares o no cuadran con nóminas, pedidos o accesos. Lo sensato es reconocer la situación, aportar lo que sí exista y acreditar que has implantado un sistema desde ese momento. Una implantación en marcha pesa en la graduación de la sanción. Cómo funciona el procedimiento por el otro lado, en reclamar ante la Inspección, y las cuantías en multas y sanciones.
Cómo no tener que preocuparte por esto
La preparación real no se hace cuando llega el requerimiento, se hace cada mes. Tres hábitos y el informe deja de ser un problema:
- Cierre mensual revisado por cada persona y firmado.
- Un protocolo escrito de correcciones, para que las incidencias queden documentadas en el momento y no se resuelvan de memoria medio año después.
- Conservación automática de cuatro años, sin depender de que nadie archive nada.
El resto de obligaciones, en registro horario para empresas.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentación pide la Inspección de Trabajo sobre el registro horario?
El registro de jornada de personas y periodos concretos, con la hora de inicio y de finalización de cada día, y lo habitual es que se contraste con nóminas y con las horas extra abonadas.
¿En qué formato hay que entregar el registro?
El PDF es el formato aceptado sin discusión. Lo importante no es el formato, sino que el contenido sea completo, coherente y esté firmado.
¿Puedo entregar un Excel?
Puedes, pero es la peor posición posible: un Excel editable no acredita cuándo se rellenó, así que su valor probatorio es bajo precisamente cuando lo necesitas.
¿Qué pasa si faltan días en el registro?
Los huecos hay que explicarlos. Una ausencia justificada debe figurar como vacaciones, baja o permiso, no como un día en blanco, porque un hueco sin explicar se interpreta como falta de registro.
¿Y si me requieren un periodo del que no tengo registro?
No lo reconstruyas. Aporta lo que exista, reconoce la situación y acredita que has implantado un sistema. Fabricar registros agrava mucho el problema y suele detectarse.
¿Cuánto tiempo debo conservar los informes?
Cuatro años, accesibles durante todo ese periodo para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.
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