En una escuela infantil el registro horario no va de controlar a nadie: va de poder demostrar que cada aula tuvo, a cada hora, las personas que tenía que tener. Eso es lo que mira la Inspección de Trabajo, y también lo que pide el Ayuntamiento o la Consejería cuando el centro se gestiona por contrato.
Por qué una escuela infantil no encaja en una app de fichaje de oficina
Las herramientas de control horario están pensadas para gente sentada delante de un ordenador que abre una pestaña a las nueve. En un centro de 0-3 años eso no existe. La plantilla entra escalonada, cambia de aula a media mañana, cubre descansos sin dejar a los niños solos, y la mitad no toca un ordenador en toda la jornada.
Lo que tiene un centro 0-3
- Entradas escalonadas: aula matinal, horario general, comedor, tarde ampliada
- Relevos para el descanso sin bajar del ratio
- Personal eventual que cubre bajas de un día
- Cocina, limpieza y administración con otros horarios
- Contratos a tiempo parcial con jornada irregular
Lo que asume una app de oficina
- Una entrada y una salida al día
- Cada persona con su ordenador y su correo
- Horario fijo de lunes a viernes
- Sustituciones como excepción rara
- Un único centro de trabajo
El registro y el ratio: dos cosas distintas que se apoyan la una en la otra
El ratio de personal por aula lo fija cada comunidad autónoma, y varía según el tramo de edad y el tipo de centro. El registro horario no sustituye a esa obligación ni la sustituye: es la prueba de que se cumplió.
La diferencia es práctica. El cuadrante dice quién debía estar en el aula de 1-2 años el martes a las 10:15. El registro horario dice quién estuvo. Cuando falta una educadora y entra una sustituta, el cuadrante se queda viejo en cuanto se imprime; el registro no.
Caso típico: baja de última hora en el aula de bebés. La sustituta entra a las 9:20 en lugar de a las 9:00. Con papel, esos veinte minutos no aparecen en ningún sitio, ni para pagarlos ni para justificarlos. Con registro digital quedan fichados con hora exacta y sin que nadie tenga que acordarse a fin de mes.
Quién ficha en una escuela infantil
Todo el personal por cuenta ajena del centro, sea cual sea su categoría y su tipo de contrato. En un centro de 0-3 eso incluye normalmente:
| Puesto | Particularidad para el registro |
|---|---|
| Educadoras y educadores | Cambian de aula durante la jornada; los relevos de descanso hay que poder reconstruirlos |
| Personal de apoyo y técnicos | Muchas veces a tiempo parcial y solo en franjas concretas |
| Cocina | Entrada muy temprana, jornada continua, a veces por empresa externa |
| Limpieza | Fuera del horario lectivo, a menudo después del cierre |
| Dirección y administración | Jornada partida y trabajo fuera del centro en reuniones y formación |
| Personal eventual de sustitución | Alta y baja en días sueltos, y es donde más se pierde el rastro |
Quien preste servicios por cuenta de una empresa externa —cocina o limpieza subcontratadas— ficha en el registro de su empresa, no en el del centro. Conviene tenerlo claro antes de una inspección: el centro responde de su propia plantilla.
Septiembre: el mes que lo complica todo
El periodo de adaptación es el peor momento del curso para cambiar de sistema, y también aquel en el que los horarios menos se parecen a lo que pone en el contrato. Entradas de una hora, incorporaciones progresivas, familias que se quedan en el aula, refuerzos que solo están dos semanas.
Si el registro depende de que alguien apunte a mano lo que ha pasado, en septiembre no se apunta. Por eso conviene que fichar sea un gesto de dos segundos en una pantalla que ya está encendida en la entrada, y no una hoja que hay que buscar.
Cooperativas y centros de gestión indirecta
Muchas escuelas infantiles municipales las gestiona una cooperativa o una empresa adjudicataria mediante contrato de servicios. En ese caso conviene tener presentes tres cosas:
- La obligación es de quien contrata a las personas, es decir, de la entidad gestora, no del Ayuntamiento titular del edificio.
- El pliego suele pedir justificar la plantilla adscrita al servicio. El registro horario sirve para eso además de para la Inspección, y es un uso que casi nadie aprovecha.
- Una entidad puede llevar varios centros. Merece la pena que el sistema permita separar centros y ver cada uno por su lado, sin montar una instalación distinta para cada escuela.
Cómo se pone en marcha, en la práctica
- Alta de la plantilla de golpe. Se sube un CSV con nombre, apellidos y DNI y todo el mundo queda dado de alta. Nadie tiene que registrarse por su cuenta ni recordar una contraseña.
- Una pantalla en la entrada. Vale cualquier tablet vieja u ordenador que ya tengáis: se abre una dirección web y se queda ahí. Cada persona ficha con su PIN de cuatro cifras. No hay que comprar ningún aparato.
- Quien quiera, desde su móvil. Las personas con correo pueden fichar también desde el suyo, útil para dirección o para quien empieza fuera del centro.
- Ausencias y sustituciones. Vacaciones, bajas y permisos se anotan en el calendario del equipo, así que se ve de un vistazo quién falta y quién cubre.
- Cierre de mes y firma. A fin de mes la dirección aprueba las horas y cada persona firma las suyas. Esa conformidad de las dos partes es lo que sostiene el registro si algún día hay discrepancia.
Qué pasa si el centro no lleva el registro
No llevar el registro de jornada es una infracción grave en materia laboral. La multa va de 751 a 7.500 € por infracción, no por cada persona trabajadora (arts. 7.5 y 40.1.b de la LISOS). En 2025 se propuso subirla a 10.000 € y multiplicarla por trabajador, pero el Congreso rechazó esa ley en septiembre de 2025. Tienes el desglose en multas y sanciones por no fichar.
Además, el registro tiene que conservarse cuatro años y estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección.
Cuánto cuesta para una escuela infantil
El plan Empresas cuesta 2,99 € por empleado y mes, sin permanencia y sin coste de alta, con panel de equipo, terminal con PIN, ausencias, informes por persona y firma mensual. Para un centro de 20 personas son 59,80 € al mes; para uno de 50, 149,50 €.
Si gestionáis varios centros o tenéis una plantilla grande, escríbenos antes de contratar: hay tarifa por tramos para centros educativos. Puedes ver los planes y precios o empezar por el plan gratuito para probarlo con dos o tres personas.
Herramienta gratuita: comprueba cuántas personas necesitas por aula y por franja con la calculadora de ratio educador/niño. Sin registro y sin coste.
Ponlo en marcha esta semana
Si nos pasas la plantilla en un Excel, te la damos de alta nosotros y lo dejamos funcionando en un día.
Ver planes y precios Cómo funcionaMás sobre el registro horario en educación infantil
- Entradas escalonadas y comedor en un centro 0-3
- Periodo de adaptación: horarios y sustituciones en septiembre
- Cooperativas de enseñanza: quién lleva el registro
- Cocina, limpieza y administración: quién ficha
- Convenio de escuelas infantiles: jornada, tope diario y registro
- Calculadora de ratio educador/niño (herramienta gratuita)
Descarga la plantilla de registro de jornada en PDF y Excel si prefieres empezar por el papel.
Preguntas frecuentes sobre el control horario en escuelas infantiles
¿Están obligadas las escuelas infantiles a llevar registro horario?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a registrar diariamente la jornada de su plantilla desde mayo de 2019, con independencia del sector y del tamaño. Una escuela infantil, sea privada, concertada o municipal de gestión indirecta, es una empresa a estos efectos.
En un centro municipal, ¿la obligación es del Ayuntamiento o de la cooperativa?
De quien tiene contratado al personal. Si el servicio educativo lo presta una cooperativa o una empresa adjudicataria, es esa entidad la que debe llevar el registro de las personas que contrata, aunque el edificio sea municipal.
¿El registro horario sirve para justificar el ratio de personal?
No lo sustituye, pero es la mejor prueba de que se cumplió. El cuadrante dice quién debía estar; el registro dice quién estuvo y a qué hora, incluidas las sustituciones de última hora. Los ratios los fija cada comunidad autónoma según el tramo de edad.
¿Cómo se registra a una educadora que cubre una baja solo un día?
Se da de alta igual que el resto, ficha con su PIN y esa jornada queda registrada con su hora exacta de entrada y salida. Si es una persona que ya trabajó antes en el centro, no se duplica: el sistema la reconoce por su DNI.
¿Tiene que fichar el personal de cocina y limpieza?
Si están contratados por el centro, sí, igual que el personal educativo. Si son de una empresa externa subcontratada, fichan en el registro de su propia empresa.
¿Vale una hoja de firmas en papel?
La ley no prohíbe el papel, pero en la práctica es frágil: se rellena a posteriori, se pierde y no permite demostrar cuándo se escribió. La Inspección puede pedir el registro de los últimos cuatro años. Lo tienes explicado en registro de jornada en papel.
¿Hace falta comprar un terminal de fichaje?
No. El terminal es una dirección web que se abre en cualquier pantalla que ya tengáis: una tablet vieja, un portátil o el ordenador de recepción. Cada persona ficha con su PIN. No vendemos ni hace falta ningún aparato.
¿Se pueden gestionar varias escuelas desde la misma cuenta?
Sí, cada centro se lleva por separado con su propio equipo, su terminal y sus informes. Si gestionáis varios centros, escríbenos y lo montamos como os convenga.