La respuesta corta: si controlas tus propias horas, lo gratuito te sobra. Si tienes personas contratadas, lo gratuito se queda corto en el momento exacto en que más lo necesitas, que es cuando alguien te pide un registro de hace ocho meses. La respuesta larga, con el punto concreto donde está la frontera, es esta.
Qué te da realmente cada opción
| Gratis | De pago | |
|---|---|---|
| Fichar entradas, salidas y pausas | Sí | Sí |
| Cálculo automático de horas | Sí | Sí |
| Historial más allá del dispositivo | Normalmente no | Sí, en la nube |
| Varias personas en una misma cuenta | No | Sí |
| Panel para el responsable | No | Sí |
| Informes por empleado | No | Sí |
| Conservación garantizada 4 años | No | Sí |
| Firma y aprobación mensual | No | Sí |
| Terminal compartido para el centro | No | Sí |
La frontera está en tener plantilla
No es una cuestión de tamaño ni de presupuesto, es una cuestión de a quién pertenece la obligación legal. El registro de jornada es una obligación de la empresa, no del trabajador. Eso significa que la empresa tiene que poder demostrar, cuatro años después, las horas exactas de cada persona. Si los datos viven en el móvil de cada empleado, no puedes demostrar nada: ni cuando alguien cambia de teléfono, ni cuando se va de la empresa, ni cuando simplemente desinstala la app.
Por eso, en cuanto tienes a una sola persona contratada, una app gratuita individual deja de ser suficiente. No porque sea mala, sino porque resuelve un problema distinto.
Cuándo lo gratuito es la respuesta correcta
- Eres autónomo sin empleados y quieres saber cuántas horas echas de verdad. Ver si el autónomo está obligado a fichar.
- Eres trabajador por cuenta ajena y quieres tu propio control paralelo, por ejemplo para documentar horas extra que no te pagan.
- Quieres probar cómo funciona el fichaje antes de montarlo en tu empresa.
En estos tres casos, pagar no te aporta nada. Puedes empezar directamente en fichar online, sin registro.
Cuándo pagar deja de ser opcional
- Tienes personas contratadas, aunque sea una.
- Necesitas que los registros sobrevivan al móvil de cada empleado.
- Alguien tiene que revisar y aprobar las horas del equipo.
- Quieres poder entregar un informe a la Inspección sin reconstruir nada. Ver el informe para la Inspección.
- Tienes gente a tiempo parcial, donde la falta de registro se vuelve en tu contra automáticamente.
Cuánto cuesta realmente pagar
El plan Empresas son 2,99 € por empleado y mes, sin permanencia. Puesto en perspectiva:
| Plantilla | Al mes | Al año | Equivale a |
|---|---|---|---|
| 5 empleados | 14,95 € | 179,40 € | menos que una comida de equipo |
| 20 empleados | 59,80 € | 717,60 € | menos que una hora de asesoría laboral al mes |
| 50 empleados | 149,50 € | 1.794,00 € | una fracción de una sola sanción |
La comparación relevante no es «gratis contra 60 € al mes», sino «60 € al mes contra una sanción por infracción grave que, según la propuesta normativa de 2026, puede aplicarse por cada persona trabajadora afectada». Ver multas y sanciones.
El coste oculto de seguir con Excel
Mucha gente compara lo gratuito con lo de pago y se olvida de la tercera opción, que es la que realmente usa: una hoja de cálculo. Ahí el coste no está en la licencia, está en las horas que alguien dedica cada mes a perseguir firmas y cuadrar celdas, y en que ese registro no demuestra nada porque no se puede probar cuándo se rellenó. Más en papel y Excel.
Si has decidido que necesitas una solución de pago, el siguiente paso es comparar precios reales: mejor software de control horario.
Preguntas frecuentes
¿Un control horario gratuito cumple la ley?
Para una persona que registra su propia jornada, sí. Para una empresa con plantilla, normalmente no: falta el panel del responsable, los informes por empleado y la conservación garantizada durante cuatro años bajo control de la empresa.
¿Desde cuántos empleados hay que pagar?
Desde el primero. La frontera no es el tamaño, es tener personas contratadas: la obligación de conservar y poder acreditar los registros es de la empresa, no del trabajador.
¿Cuánto cuesta un control horario para una empresa pequeña?
Con el plan Empresas, 2,99 € por empleado y mes. Para cinco personas son 14,95 € mensuales, sin permanencia ni coste de instalación.
¿Puedo empezar gratis y pasar a de pago después?
Sí. Lo habitual es probar el fichaje individual gratis y crear la cuenta de empresa cuando llega el momento de dar de alta al equipo.
¿Qué pasa si un empleado deja la empresa y tenía sus fichajes en el móvil?
Que pierdes ese registro, y la obligación de conservarlo cuatro años sigue siendo tuya. Es la razón principal por la que una app individual no sirve para una empresa.
¿Es más barato llevar el registro en Excel?
En licencia sí, en tiempo y en riesgo no. Un Excel editable no permite demostrar que no se rellenó a posteriori, que es justo lo que se le pide a un registro cuando hay una reclamación.
Si ya tienes equipo, el alta lleva un minuto y no hay permanencia: crear cuenta de empresa. Todos los planes, en precios.