El control de presencia es el sistema con el que una empresa sabe quién está trabajando en cada momento, quién falta y por qué, y cuántas horas ha hecho cada persona al final del mes. Incluye el fichaje (el registro de jornada obligatorio por ley) pero va un paso más allá: ausencias, vacaciones, calendario y cierre mensual.
Control de presencia vs. registro de jornada
El registro de jornada es una obligación legal desde 2019: fichar entrada y salida cada día y guardar los datos 4 años. El control de presencia es la capa de gestión que se construye encima: si María no ha fichado, ¿está de vacaciones, de baja o se le ha olvidado? ¿Cuántos días de vacaciones le quedan al equipo? ¿Cuadran las horas del mes con su contrato? Sin esa capa, el responsable acaba persiguiendo a la gente con un Excel.
Los 4 componentes de un buen control de presencia
Fichaje multidispositivo: cada persona ficha desde su móvil, la web o un terminal compartido con PIN en el centro de trabajo — importante para quien no tiene móvil de empresa o correo.
Gestión de ausencias: solicitudes de vacaciones, permisos y bajas con aprobación del responsable, y saldo siempre actualizado. Las ausencias aprobadas se reflejan solas en el calendario, así el «no ha fichado» tiene contexto.
Calendario del equipo: el mes de un vistazo, con jornadas, turnos, festivos y ausencias, para detectar huecos y descuadres antes de cerrar.
Cierre e informes: aprobación mensual, firma del registro por empleado y empresa, e informe por persona listo para la Inspección o para la gestoría (CSV incluido).
Errores típicos al implantarlo
Comprar hardware antes de probar con una tablet (los terminales físicos cuestan 300 € + extras); elegir un sistema «gratis» que borra el histórico a los 30 días cuando la ley exige conservarlo 4 años; y contratar una suite completa de RRHH de 50-100 €/mes cuando solo se necesita presencia y fichaje.
Montarlo gratis, hoy
Con nuestra app, el control de presencia completo viene en el plan Empresas (2,99 €/empleado/mes, desde 3 empleados): fichaje, terminal PIN, ausencias, calendario, firma mensual e informes. Y si eres autónomo o quieres probar primero tú solo, el fichaje individual es gratis para siempre. En 5 minutos está funcionando: crea tu empresa, invita al equipo y deja de perseguir Excels.