Muchas residencias, centros de día y escuelas infantiles no los gestiona la administración titular, sino una empresa o una cooperativa que ganó un concurso. En ese esquema el registro horario deja de ser solo una obligación laboral y se convierte en algo más incómodo: un papel que hay que enseñar para cobrar.
Quién tiene la obligación
La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es de quien tiene contratada a la plantilla. Si el servicio lo presta una adjudicataria, es esa entidad —no el Ayuntamiento ni la Consejería propietaria del edificio— la que debe llevar el registro diario de jornada de su personal, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección.
Que el centro sea público no cambia nada en esto. El empleador es quien firma los contratos.
Lo que suele pedir el pliego, además
Los pliegos de este tipo de servicios varían mucho, pero hay tres exigencias que aparecen una y otra vez y que conviene mirar antes de firmar:
- Adscripción de medios personales. El pliego suele fijar una plantilla mínima adscrita al servicio, con categorías y jornadas concretas. No basta con tener contratada a esa gente: hay que poder demostrar que estuvo en ese centro.
- Justificación periódica. Es habitual que se pida una relación mensual o trimestral del personal y de las horas prestadas, a veces como condición para tramitar la factura.
- Comprobación de ratios y coberturas. En servicios asistenciales y educativos, el órgano de contratación puede pedir que se acredite la cobertura en franjas concretas, no solo el total mensual.
Las tres se responden con el mismo documento: el registro de jornada. La diferencia es que aquí no vale con tenerlo guardado por si acaso; hay que poder sacarlo por persona, por mes y por centro sin montarlo a mano.
El registro como defensa, no solo como carga
En un contrato de servicios, las discusiones que más dinero mueven suelen ser dos: si la plantilla adscrita ha estado completa, y si las horas facturadas se prestaron. Un registro horario digital, con hora exacta de entrada y salida, aprobación mensual y firma de ambas partes, cierra las dos discusiones antes de que empiecen.
Dicho al revés: el centro que solo tiene cuadrantes y hojas de firmas está en la peor posición posible el día que la administración pregunta por una franja concreta de un martes de hace ocho meses.
Subrogación: el registro también sirve para eso
En muchos de estos sectores el convenio colectivo obliga a la nueva adjudicataria a subrogar a la plantilla del servicio. Eso implica entregar información precisa sobre las personas adscritas, su antigüedad, su jornada y sus condiciones.
Cuando el histórico de jornada está ordenado y es exportable, ese trámite es un rato. Cuando está en carpetas de hojas firmadas, es una fuente de errores que se pagan después.
Si gestionáis varios centros
Una entidad que lleva tres o cuatro servicios necesita ver cada uno por separado —su plantilla, su terminal de fichaje, sus informes— sin montar una instalación distinta para cada centro y sin mezclar datos entre contratos, que es justo lo que la administración no quiere ver.
Tienes el detalle por sector en residencias y geriátricos y en escuelas infantiles y guarderías, y el marco general en registro de jornada en el sector público.